Câu hỏi: Công ty A muốn xuất hoá đơn cho công ty Nhật Bản. Công ty Nhật Bản có văn phòng giao dịch ở Việt Nam và yêu cầu công ty giao hàng cho văn phòng giao dịch ấy. Vậy thủ tục để xuất hóa đơn là gì? Công ty nước ngoài có được mở văn phòng giao dịch ở Việt Nam phải không? Giả sử thay văn phòng giao dịch thành chi nhánh công ty Nhật Bản thì thủ tục cần làm là gì?

Luật sư tư vấn:

Công ty Luật TNHH SB LAW cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. Liên quan đến thắc mắc của bạn, chúng tôi xin tư vấn như sau:

Khoản 1 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT – BTC quy định về phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh như sau:

1. Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

2. […] Căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp […]”.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế. Nếu chưa làm thông báo phát hành hoá đơn mà đã sử dụng hoá đơn, thì hành vi đó được coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp và theo quy định tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC sẽ bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Do đó, để xuất hóa đơn cho công ty Nhật Bản thì công ty cần phải tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn:

-Công ty phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT – BTC (Mẫu TB01/AC Thông báo phát hành hóa đơn. Với nội dung bao gồm:

+   Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…),

+   Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in),

+   Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

-Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

-Khi nhận được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Như vậy, nếu muốn xuất hóa đơn cho khách hàng là công ty Nhật Bản thì công ty cần phải tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục được quy định nêu trên. Sau khi đã gửi thông báo và đã có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thì công ty cần lưu ý cách viết hóa đơn và tuân thủ việc sử dụng hóa đơn theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT – BTC.

Về câu hỏi “công ty nước ngoài có được mở văn phòng giao dịch ở Việt Nam hay không?” thì căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ – CP có thể khẳng định công ty nước ngoài có thể thành lập văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Tuy nhiên bạn cần lưu ý rằng, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp (Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh). Trong khi đó chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Để thay đổi văn phòng đại diện thành chi nhánh, công ty cần thực hiện lần lượt hoặc song song hai thủ tục sau:

(i)Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

(ii)Thành lập chi nhánh của công ty

Để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, công ty cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ – CP dưới đây đến cơ quan cấp giấy phép:

-Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

-Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

-Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

-Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện (theo Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ – CP).

Về trình tự thủ tục thành lập chi nhánh của công ty nước ngoài được tiến hành như sau:

Bước 1: Công ty cần chuẩn bị một (01) bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ cụ thể sau đây:

-Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

-Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

-Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;

-Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

-Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;

-Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;

-Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ – CP và quy định pháp luật có liên quan.

Bước 2: Công ty tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 4: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp thì Cơ quan cấp giấy phép sẽ có văn bản nêu rõ lý do (theo Điều 13 Nghị định 07/2016/NĐ – CP).




Untitled-1

GỬI YÊU CẦU TỚI LUẬT SƯ

Hotline: 0904 340 664 | Email: info@sblaw.vn