Quy trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục tuân theo các quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, chi tiết hóa Luật Thương mại về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, cùng với hướng dẫn từ Thông tư số 11/2016/BCT. Điều này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Cơ sở pháp lý thành lập văn phòng đại diện
Cơ sở pháp lý cho quy trình này bao gồm Luật Thương mại năm 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP về chi tiết thi hành Luật Thương mại liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, cùng với Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Công ty Luật SBLAW đã tổng hợp và cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục, và dịch vụ liên quan đến quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam để giúp thương nhân và doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận một cách thuận tiện trong lĩnh vực pháp lý này.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Dấu ấn của sự mở rộng và hiện đại trong kinh doanh ngày nay là việc thành lập văn phòng đại diện, một quá trình phức tạp nhưng quan trọng để tạo ra cơ hội mới và mở rộng sự hiện diện của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quy trình và những lợi ích mà việc này mang lại cho các doanh nghiệp trong thời đại toàn cầu hóa.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Thông báo lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên).
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, nếu người này không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu của công ty.
- Một bản công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
- Một bản công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
- Doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không cần thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài để vận hành văn phòng.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài, công ty cần nộp thông tin cập nhật cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Dưới đây là quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho Công ty Việt Nam và Công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ Thành lập Văn phòng đại diện
- 01 Bản chứng minh thư công chứng của Trưởng văn phòng đại diện.
- 02 Thông tin về tên, địa chỉ trụ sở, số điện thoại của Văn phòng đại diện.
- 03 Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty.
Bước 2: Soạn thảo và Ký Hồ sơ Thành lập Văn phòng đại diện
Sau khi nhận được thông tin về tên, địa chỉ và chứng minh thư công chứng của Trưởng văn phòng, công ty luật SBLAW sẽ soạn hồ sơ.
Hồ sơ sẽ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày làm việc để chuyển giao cho khách hàng ký và đóng dấu.
Bước 3: Nộp Hồ sơ và Công bố Thành lập Văn phòng đại diện
- 01 Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh/thành phố nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- 02 Thanh toán lệ phí công bố để thông tin Văn phòng đại diện được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện
Trong khoảng 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về Văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho Văn phòng đại diện
Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động, cần thực hiện việc khắc con dấu cho Văn phòng đại diện.
Một số điều kiện của văn phòng đại diện và người đứng đầu
Ngoài ra, Văn phòng đại diện và Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau đây:
- Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tại SBLAW
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty luật SBLAW thực hiện:
- Tư vấn toàn diện: Tư vấn về các điều kiện, hồ sơ, và thủ tục cần thiết để thành lập văn phòng đại diện. Hướng dẫn chi tiết về các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.
- Soạn thảo hồ sơ: Soạn thảo toàn bộ hồ sơ cần thiết cho quá trình thành lập văn phòng đại diện. Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Đại diện nộp hồ sơ: Đại diện khách hàng trong quá trình nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan. Đảm bảo tiến trình được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng.
- Tư vấn thủ tục sau thành lập: Cung cấp tư vấn về các thủ tục và nghĩa vụ pháp lý sau khi văn phòng đại diện được thành lập.
- Dịch vụ kê khai và quyết toán thuế: Hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện. Đảm bảo tuân thủ các quy định về nộp thuế.
- Đăng ký giao dịch ngoại hối: Thực hiện đăng ký các giao dịch ngoại hối cần thiết khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài.
- Hỗ trợ pháp lý và nội bộ công ty: Hỗ trợ trong các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty và văn phòng đại diện.
Tư vấn thành lập văn phòng đại diện trên truyền hình
Mời quý khách hàng theo dõi tư vấn pháp luật thành lập văn phòng đại diện trên truyền hình Netviet VTC10 của luật sư Nguyễn Thanh Hà - Công ty luật SBLAW.
Tổng hợp, việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ là một bước đi chiến lược mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng tận dụng thị trường mới. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp và chất lượng từ các dịch vụ pháp lý như Công ty luật SBLAW, doanh nghiệp có thể tự tin bước vào hành trình mở rộng, gặt hái những thành công to lớn trong thế giới kinh doanh đang ngày càng phát triển.
