Văn phòng đại diện là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, đóng vai trò quyết định đối với sự mở rộng và hiệu quả của một doanh nghiệp. Trải qua nhiều thay đổi và điều chỉnh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không chỉ là một đơn vị phụ thuộc mà còn mang theo nhiều quy định và trách nhiệm pháp lý. Bài viết dưới đây Công ty luật SBLAW sẽ đi sâu khám phá khái niệm 'văn phòng đại diện' và những quy định quan trọng liên quan đến việc thành lập và quản lý nó trong ngữ cảnh pháp luật kinh doanh hiện nay.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một đơn vị thuộc về một chủ thể (có thể là cá nhân hoặc tổ chức pháp nhân hoặc chủ thể khác), được thành lập tại một địa bàn nơi chủ thể đó không có trụ sở chính. Trong lĩnh vực hoạt động dân sự, theo quy định của pháp luật, chỉ có pháp nhân được phép thành lập và hoạt động văn phòng đại diện, và văn phòng này thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân đó.
Điều 44 Khoản 2 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng văn phòng đại diện được xem là một đơn vị thuộc sự phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm hoạt động nhằm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có nhiệm vụ thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Chức năng của văn phòng đại diện không liên quan đến hoạt động kinh doanh, do đó, nó không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc tạo ra doanh thu. Nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện là
- Làm nơi liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, và
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường mới và xây dựng các đối tác mới.
- Khi doanh nghiệp quan tâm đến thăm dò thị trường hoặc quảng bá thương hiệu ở các tỉnh thành ngoài nơi trụ sở chính, việc thành lập văn phòng đại diện trở thành lựa chọn hợp lý.
- Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến và giao dịch thay mặt cho công ty mẹ.
Quy định về đặt tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Quy định về việc đặt tên văn phòng đại diện như sau:
- Tên văn phòng đại diện phải sử dụng các chữ cái tiếng Việt trong bảng chữ cái, cũng như các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện cần bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc đặt tại trụ sở văn phòng đại diện. Ngoài ra, tên văn phòng đại diện có thể được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các văn bản giao dịch, hồ sơ và tài liệu mà văn phòng đại diện phát hành.
Con dấu của văn phòng đại diện doanh nghiệp
Dấu bao gồm dấu được tạo ra tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc bất kỳ đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu được ban hành.
Do đó, không có yêu cầu bắt buộc về việc văn phòng đại diện phải có con dấu, và việc này sẽ phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc theo quy định của điều lệ công ty.
Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện cả trong nước và nước ngoài, và có thể thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương trong giới hạn địa giới hành chính.
Khi quyết định thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương mà doanh nghiệp đã chọn. Hồ sơ này bao gồm:
- Thông báo về quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao của quyết định thành lập và bản sao biên bản họp liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những điều cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận, lý do sẽ được nêu rõ trong thông báo văn bản đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Ưu nhược điểm của văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện:
Một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là sự thuận tiện trong thủ tục liên quan đến báo cáo thuế, đồng thời không yêu cầu nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp có khả năng thành lập văn phòng đại diện cả trong và ngoài tỉnh thành phố, mở rộng phạm vi hoạt động đến các vùng khác nhau, kể cả tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện:
Tuy nhiên, với những ưu điểm đó, văn phòng đại diện không thích hợp để thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Sự giới hạn này có thể đặt ra những thách thức khi doanh nghiệp muốn phát triển kinh doanh tại văn phòng đại diện. Ngoài ra, khi có sự thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang một quận khác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế có địa chỉ cũ, điều này có thể làm tăng khối lượng công việc và thời gian đối với doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Dựa trên điều 45, khoản 1 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Do đó, không có sự hạn chế đối với quá trình thành lập văn phòng đại diện.
Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Trên đây là toàn bộ thông tin về văn phòng đại diện là gì? Các quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Với vai trò là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, văn phòng đại diện đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy sự hiện đại hóa và mở rộng quốc tế của các doanh nghiệp ngày nay.
