Câu hỏi: Chào Luật sư, Chúng tôi muốn thành lập một văn phòng đại diện tại Singapore. Luật sư tư vấn cho tôi về thủ tục, hồ sơ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện tại Singapore. Cảm ơn Luật sư.
Luật sư tư vấn:
Công ty Luật TNHH SB Law cảm ơn bạn đã quan tâm dến dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Liên quan đến vấn đề bạn thắc mắc, chúng tôi xin tư vấn như sau:
1. TƯ VẤN SƠ BỘ
1.1 Phạm vi được phép hoạt động của VPĐD tại Singapore
Mỗi quốc gia sẽ có quy định cụ thể về phạm vi những hoạt động được và không được làm của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài trên lãnh thổ của mình. Quý Công ty có thể tham khảo về phạm vi các hoạt động của Văn phòng đại diện được Nhà nước Singapore cho phép thực hiện và không cho phép thực hiện tại Phụ lục A đính kèm theo Đề xuất này.
Tuy nhiên, hầu hết các quốc gia đều quy định: Văn phòng đại diện KHÔNG được tiến hành các hoạt động kinh doanh, dịch vụ và các hoạt động trực tiếp sinh lợi khác; không được đứng tên, thay mặt hoặc đại diện cho Công ty mẹ để ký kết các hợp đồng, các thỏa thuận về thương mại.
Lưu ý: Phạm vi lĩnh vực hoạt động này có thể thay đổi theo từng thời điểm và hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí chủ quan của Nhà nước Singapore.
1.2 Điều kiện tiên quyết để được cấp phép thành lập VPĐD tại Singapore
Công ty mẹ có nhu cầu thiết lập một Văn phòng đại diện tại Singapore phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Văn phòng đại diện phải được điều hành bởi một nhân viên được bổ nhiệm và điều chuyển từ trụ sở chính của công ty mẹ sang hoặc một nhân viên người Singapore của công ty mẹ;
- Công ty mẹ phải có doanh thu từ 250.000 USD trở lên;
- Công ty mẹ đã được thành lập và hoạt động từ ba (03) năm trở lên;
- Số lượng nhân viên của Văn phòng đại diện chỉ được duy trì tối đa là năm (05) người theo quy định pháp luật;
- Tên của Văn phòng đại diện sẽ giống với tên của công ty mẹ. Trong trường hợp tên này trùng với tên của công ty đang tồn tại tại Singapore, cơ quan chức năng sẽ quyết định cho từng trường hợp cụ thể.
1.3 Thời hạn hoạt động và Gia hạn giấy phép VPĐD tại Singapore
Khi được Nhà nước Singapore chấp thuận, Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện có giá trị trong vòng một (01) năm. Sau đó phải tiến hành gia hạn hàng năm, tuy nhiên tổng thời gian hoạt động tối đa chỉ là ba (03) năm kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Thông báo gia hạn sẽ được gửi đến Văn phòng đại diện trong vòng hai (02) tháng trước ngày hết hạn. Văn phòng đại diện phải tiến hành thủ tục gia hạn trong vòng bảy (07) ngày trước khi hết hạn. Nếu không có phản hồi, một thông báo nhắc nhở sẽ được gửi đến tại ngày hết hạn của giấy phép. Nếu vẫn không có phản hồi, một thông báo nhắc nhở cuối cùng sẽ được gửi đến Trụ Sở Công Ty Mẹ trong vòng một (01) tháng sau khi kết thúc thời hạn mười bốn (14) ngày để Công Ty Mẹ thực hiện các hành động cần thiết, vi phạm điều này sẽ dẫn đến việc cơ quan chức năng Singapore hủy đăng ký đối với Văn phòng đại diện đó.
Cơ quan chức năng Singapore có quyền hủy đăng ký đối với bất kỳ Văn phòng đại diện nào được chứng minh là không hoạt động hoặc không tuân thủ các điều khoản và điều kiện đăng ký của cơ quan có thẩm quyền.
1.4 Thuế
Vì Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh tại Singapore, do đó Văn phòng đại diện không phải là đối tượng chịu thuế của Singapore. Văn phòng đại diện không bị yêu cầu phải nộp tờ khai thuế tại Singapore.
Bất kỳ người lao động nào được Văn phòng đại diện tại Singapore tuyển dụng và có nghĩa vụ quốc gia sẽ có thể bị đánh thuế theo số ngày làm việc. Nghĩa là thu nhập của người lao động đó sẽ được tính thuế theo tỷ lệ tương ứng với số ngày hiện diện tại Singapore. Người lao động phải được tuyển dụng bởi công ty mẹ và không hoạt động vì lợi ích của các tổ chức Singapore khác. Ngoài ra, tiền thù lao không được ghi nhận vào bất kỳ tổ chức Singapore khác.
1.5 Các lưu ý khác
Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định sau:
- Phải thể hiện dòng chữ "Văn phòng đại diện được đăng ký tại Singapore" trên bảng tên, thư tín, name-card của nhân viên và các tài liệu truyền thông khác;
- Thông báo cho cơ quan cấp phép trong vòng một (01) tháng trước khi có bất kỳ thay đổi nào đối với Văn phòng đại diện cũng như đối với nhân viên dự kiến/hiện tại như đã kê khai trong đơn đăng ký/ đơn gia hạn Văn phòng đại diện tại Singapore;
- Thông báo cho cơ quan cấp phép về việc đóng cửa, nâng cấp hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Thông báo cho cơ quan cấp phép trong vòng một (01) tháng khi có bất kỳ thay đổi nào sau đây:
- thay đổi về tên của công ty mẹ, và đệ trình bản sao giấy chứng nhận của việc thay đổi tên công ty mẹ (bằng tiếng Anh hoặc bản dịch hợp lệ sang tiếng Anh); và
- thay đổi địa chỉ, điện thoại và số fax của Văn phòng đại diện đó.
1.6. Quy trình thực hiện
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện tại Singapore
Về cơ bản, việc đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Singapore được thực hiện tại Cơ quan doanh nghiệp quốc tế Singapore (IES) hoặc Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán Singapore (ACRA). Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, Văn phòng đại diện có thể chuẩn bị thêm các tài liệu cần thiết sau trước khi đi vào hoạt động: bảng tên; con dấu cao su; con dấu dán niêm phong, văn phòng phẩm… SB Law sẽ phối hợp cùng đối tác tại Singapore để soạn thảo; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết và thay mặt Khách hàng nộp hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền Singapore. Song song đó sẽ theo dõi tiến trình xem xét hồ sơ, nhận và bàn giao kết quả cuối cùng cho Khách hàng.
Thời gian dự kiến hoàn tất toàn bộ thủ tục: 07 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Khung thời gian nêu trên được tính dựa trên thông tin ban đầu được cung cấp bởi khách hàng và tình trạng thực tế của thủ tục cấp phép tại thời điểm chuẩn bị Đề xuất dịch vụ này. Thời gian thực thế có thể ngắn hơn hoặc dài hơn dự kiến. Trong trường hợp thủ tục cấp phép lâu hơn dự kiến, SB Law sẽ cố gắng hết sức đẩy nhanh tiến độ nhằm bảo vệ quyền lợi cho Khách hàng.
Thông báo về việc thành lập VPĐD với Sở Kế hoạch & Đầu tư tại Việt Nam
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Singapore, Quý Công ty cần thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi Công ty có trụ sở chính.
2. PHẠM VI DỊCH VỤ CỦA SB LAW
SB Law có chức năng và sẵn sàng cung cấp cho Quý Công ty dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Singapore cụ thể bao gồm các công việc sau đây:
- Soạn thảo bộ hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện theo yêu cầu của Nhà nước Singapore;
- Hỗ trợ Khách hàng tiến hành mọi thủ tục pháp lý cần thiết cho đến khi được cấp: Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện;
- Thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi Công ty có trụ sở chính;
- Bàn giao kết quả cho Khách hàng.
3. PHÍ DỊCH VỤ
- Tổng phí dịch vụ tạm tính cho việc thành lập Văn phòng đại diện tại Singapore là: 2.500 USD (Hai nghìn năm trăm Đô-la Mỹ).
Lưu ý: Mức phí trên đã bao gồm lệ phí hành chính phải nộp cho Nhà nước Singapore; Nhà nước Việt Nam và Phí dịch vụ của SB Law nhưng chưa bao gồm các chi phí sau:
- 10% thuế giá trị gia tăng;
- Phí dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh và ngược lại;
- Bất kỳ chi phí phát sinh nào khác không bao gồm trong phạm vi công việc nêu trên.
