Câu hỏi: Chào Luật sư. Công ty tôi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản, Luật sư có thể tư vấn cho chúng tôi về thủ tục cũng như hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản. Cảm ơn Luật sư.
1. Ý KIẾN TƯ VẤN SƠ BỘ
1.1 Một số hoạt động được phép của VPĐD
Chúng tôi hiểu rằng Công ty Cổ phần Splus - Software là Công ty được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam. Nay công ty đang có ý định thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản để thực hiện chức năng liên lạc, kết nối khách hàng tại Nhật và công ty Việt Nam. Theo quy định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản, Công ty có quyền đầu tư thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Nhật Bản để tiến hành một số hoạt động nhất định như:
- Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, giới thiệu khách hàng cho công ty mẹ;
- Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, cung cấp thông tin thương mại cho công ty mẹ;
- Thực hiện các hoạt động quảng cáo, quảng bá sản phẩm của công ty Việt Nam;
- Thuê văn phòng và tuyển dụng người lao động địa phương;
- Thúc đẩy việc thực hiện các hợp đồng, các thỏa thuận về lĩnh vực thương mại đã ký kết giữa công ty mẹ và khách hàng phù hợp với luật pháp Nhật Bản;
Văn phòng đại diện KHÔNG được tiến hành các hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ và/hoặc thực hiện các hoạt động trực tiếp sinh lợi khác tại Nhật Bản.
1.2 Liên quan đến thủ tục mở Tài khoản ngân hàng
Chúng tôi hiểu rằng, nhu cầu hiện tại của Công ty là muốn mở tài khoản ngân hàng cho Văn phòng đại diện tại Nhật Bản để thuận lợi cho việc nhận thanh toán các chi phí dịch vụ cho các Khách hàng tại Nhật Bản. Đây là giao dịch được phép thực hiện vì không phát sinh lợi nhuận cho Văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Nhật Bản, không thể dùng tên của Văn phòng đại diện để mở tài khoản ngân hàng, tài khoản này chỉ có thể được mở dưới tên cá nhân trưởng văn phòng. Trong một số trường hợp, Khách hàng có thể đặt tên Văn phòng đại diện trước tên Trưởng văn phòng, tuy nhiên điều này tùy thuộc vào quyết định của từng Ngân hàng tại Nhật Bản.
1.3 Các quy định về thuế
Trên cơ sở hợp tác với đối tác tại Nhật, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ đăng ký mã số thuế cho Văn phòng đại diện tại Nhật và một số tư vấn về thuế liên quan đến việc thành lập văn phòng trong phạm vi dịch vụ. SBLaw không cung cấp ý kiến tư vấn pháp lý và/hoặc dịch vụ liên quan đến thuế, kế toán, kiểm toán theo pháp luật Việt Nam và/hoặc pháp luật Nhật Bản trong quá trình hoạt động của văn phòng.
Chúng tôi đề xuất Quý Công ty tham vấn Luật sư chuyên ngành thuế, kế toán để nắm và tuân thủ quy định pháp luật có liên quan trong quá trình hoạt động.
1.4 Trình tự, thủ tục cần thực hiện liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản
Về cơ bản, toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục sẽ được chia thành 02 giai đoạn lớn:
- Giai đoạn 1: Thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản
- Bước 1: Đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Cơ quan có thẩm quyền.
Thời gian: Khoảng bốn (04) tuần kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
- Bước 2: Đăng ký mã số thuế cho Văn phòng đại diện tại Cơ quan thuế Nhật Bản.
Thời gian: Khoảng bốn – sáu (04 – 06) tuần kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
- Giai đoạn 2: Thực hiện các thủ tục sau cấp phép tại Việt Nam
- Bước 1: Thực hiện thủ tục thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện tại Sở Công thương nơi Quý Công ty đặt trụ sở.
Thời gian: Vào khoảng bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ. Thủ tục thông báo này có thể, phải được thực hiện trước khi thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản hoặc có thể thực hiện sau khi hoàn tất việc thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản tùy theo yêu cầu chủ quan của Sở Công thương nơi Quý Công ty đặt trụ sở chính.
- Bước 2: Thực hiện thủ tục cập nhật thông tin của Văn phòng đại diện lên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại của Quý Công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi Quý Công ty đặt trụ sở.
Thời gian: Vào khoảng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Thời gian cấp phép có thể kéo dài hơn vì những lý do khách quan của cơ quan nhà nước. Trong trường hợp đó SBLaw sẽ cố gắng đẩy nhanh quá trình cấp phép để bảo vệ quyền lợi cho Khách hàng.
2. PHẠM VI CÔNG VIỆC
Phạm vi công việc của SBLaw dự kiến như sau:
2.1. Thực hiện các thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản
- Tư vấn các khía cạnh pháp lý có liên quan;
- Thông báo đến Khách hàng các thông tin và tài liệu cần thiết;
- Dự thảo các tài liệu trong hồ sơ;
- Thay mặt Khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Theo dõi quá trình cấp phép;
- Bổ sung, giải trình theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hồ sơ (nếu có);
- Cập nhật thông tin về quá trình cấp phép cho Khách hàng; và
- Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính và bàn giao cho Khách hàng;
- Đăng ký tài khoản ngân hàng;
- Đăng ký cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện;
- Xin Visa cho Trưởng Văn phòng Đại diện.
Toàn bộ công việc trong trong giai đoạn này sẽ do Luật sư đối tác của SBLaw tại Nhật Bản đảm nhận và thực hiện thay mặt cho Khách hàng.
2.2 Thực hiện các thủ tục sau cấp phép tại Việt Nam
- Tư vấn các khía cạnh pháp lý có liên quan;
- Thông báo đến Khách hàng các thông tin và tài liệu cần thiết;
- Dự thảo các tài liệu trong hồ sơ;
- Thay mặt Khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Theo dõi quá trình cấp phép;
- Bổ sung, giải trình theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hồ sơ (nếu có);
- Cập nhật thông tin về quá trình cấp phép cho Khách hàng; và
Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính và bàn giao cho Khách hàng, bao gồm Thông báo của Sở Công thương; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điều chỉnh.
3. TÀI LIỆU CHUYỂN GIAO
Các tài liệu chuyển giao để nộp lên cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ được chuẩn bị bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh, sau đó được dịch ra tiếng Nhật trước khi đệ trình lên Cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản. Khách hàng sẽ rà soát, phê chuẩn và ký, đóng dấu các tài liệu này.
4. PHÍ DỊCH VỤ
- Với phạm vi công việc nêu trên, SBLaw đề xuất mức phí dịch vụ là:: 9000 USD (Bằng chữ: Chín nghìn Đô-la Mỹ);
Lưu ý: Các mức phí nêu trên đã bao gồm lệ phí hành chính phải nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam và Nhật Bản và phí dịch vụ của SBLaw nhưng chưa bao gồm các chi phí khác
