Quy trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục tuân theo các quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, chi tiết hóa Luật Thương mại về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, cùng với hướng dẫn từ Thông tư số 11/2016/BCT. Điều này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Cơ sở pháp lý thành lập văn phòng đại diện
Cơ sở pháp lý cho quy trình này bao gồm Luật Thương mại năm 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP về chi tiết thi hành Luật Thương mại liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, cùng với Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Công ty Luật SBLAW đã tổng hợp và cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục, và dịch vụ liên quan đến quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam để giúp thương nhân và doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận một cách thuận tiện trong lĩnh vực pháp lý này.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Văn phòng đại diện là một hình thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, có chức năng đại diện cho công ty mẹ ở nước ngoài để thực hiện các hoạt động giao dịch, tìm kiếm thị trường, không được phép kinh doanh trực tiếp.
Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng một số điều kiện sau:
Điều kiện về doanh nghiệp nước ngoài:
- Đã được thành lập hợp pháp: Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp tại quốc gia có trụ sở chính.
- Có năng lực pháp lý: Doanh nghiệp phải có đủ năng lực pháp lý để thực hiện các giao dịch dân sự theo pháp luật của nước sở tại và pháp luật Việt Nam.
- Không bị cấm hoạt động tại Việt Nam: Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp không thuộc danh mục cấm đầu tư tại Việt Nam.
Điều kiện về văn phòng đại diện:
Mục đích hoạt động: Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động đại diện cho công ty mẹ như:
- Tìm kiếm thị trường
- Liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp
- Quảng bá sản phẩm, dịch vụ
- Thu thập thông tin
- Không được kinh doanh: Văn phòng đại diện không được phép trực tiếp sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.
- Trụ sở: Văn phòng đại diện phải có trụ sở rõ ràng, được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Dấu ấn của sự mở rộng và hiện đại trong kinh doanh ngày nay là việc thành lập văn phòng đại diện, một quá trình phức tạp nhưng quan trọng để tạo ra cơ hội mới và mở rộng sự hiện diện của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quy trình và những lợi ích mà việc này mang lại cho các doanh nghiệp trong thời đại toàn cầu hóa.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Hồ sơ thành lập:
- Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Theo mẫu quy định.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ: Bản sao công chứng.
- Điều lệ công ty: Bản sao công chứng.
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện: Do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.
- Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt văn phòng đại diện: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà...
- Các giấy tờ khác: Có thể yêu cầu bổ sung tùy theo từng trường hợp.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
- Doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không cần thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài để vận hành văn phòng.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài, công ty cần nộp thông tin cập nhật cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện là bước đầu tiên để doanh nghiệp nước ngoài thâm nhập thị trường Việt Nam. Dưới đây là quy trình chung về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
- Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Theo mẫu quy định.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ: Bản sao công chứng.
- Điều lệ công ty: Bản sao công chứng.
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện: Do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.
- Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt văn phòng đại diện: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà...
- Các giấy tờ khác: Có thể yêu cầu bổ sung tùy theo từng trường hợp.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
- Nơi nộp: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh, thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
- Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng điện tử.
Bước 3: Xét duyệt:
- Thời gian: Thông thường, thời gian xét duyệt hồ sơ từ 03 - 05 ngày làm việc.
- Quyết định: Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Bước 4: Nhận giấy chứng nhận:
Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
Đối với doanh nghiệp lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ cập nhật thông tin về văn phòng đại diện vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Để phục vụ cho việc giao dịch và ký kết các văn bản, doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu cho văn phòng đại diện. Con dấu này sẽ ghi rõ tên văn phòng đại diện và thường có hình tròn hoặc hình vuông.
Một số điều kiện của văn phòng đại diện và người đứng đầu
Ngoài ra, Văn phòng đại diện và Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau đây:
- Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tại SBLAW
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty luật SBLAW thực hiện:
- Tư vấn toàn diện: Tư vấn về các điều kiện, hồ sơ, và thủ tục cần thiết để thành lập văn phòng đại diện. Hướng dẫn chi tiết về các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.
- Soạn thảo hồ sơ: Soạn thảo toàn bộ hồ sơ cần thiết cho quá trình thành lập văn phòng đại diện. Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Đại diện nộp hồ sơ: Đại diện khách hàng trong quá trình nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan. Đảm bảo tiến trình được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng.
- Tư vấn thủ tục sau thành lập: Cung cấp tư vấn về các thủ tục và nghĩa vụ pháp lý sau khi văn phòng đại diện được thành lập.
- Dịch vụ kê khai và quyết toán thuế: Hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện. Đảm bảo tuân thủ các quy định về nộp thuế.
- Đăng ký giao dịch ngoại hối: Thực hiện đăng ký các giao dịch ngoại hối cần thiết khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài.
- Hỗ trợ pháp lý và nội bộ công ty: Hỗ trợ trong các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty và văn phòng đại diện.
Tư vấn thành lập văn phòng đại diện trên truyền hình
Mời quý khách hàng theo dõi tư vấn pháp luật thành lập văn phòng đại diện trên truyền hình Netviet VTC10 của luật sư Nguyễn Thanh Hà - Công ty luật SBLAW.
Tổng hợp, việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ là một bước đi chiến lược mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng tận dụng thị trường mới. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp và chất lượng từ các dịch vụ pháp lý như Công ty luật SBLAW, doanh nghiệp có thể tự tin bước vào hành trình mở rộng, gặt hái những thành công to lớn trong thế giới kinh doanh đang ngày càng phát triển.
