HƯỚNG DẪN VỀ NGHĨA VỤ TRÍCH NỘP KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP THEO LUẬT CÔNG ĐOÀN

Trả lời: Dưới đây là phần tư vấn chi tiết đối với quy định về nghĩa vụ trích nộp kinh phí công đoàn của doanh nghiệp theo Luật Công đoàn 2024 và các văn bản hướng dẫn hiện hành:

1. Đối tượng áp dụng và Nghĩa vụ đóng:

-       Việc thành lập Công đoàn được thực hiện dựa trên cơ sở tự nguyện. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sử dụng lao động đều có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, không phân biệt doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở. (CSPL: Khoản 1 Điều 7 Luật Công đoàn 2024 sđ, bs Luật số 97/2025/QH15; Khoản 4 Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP hết hiệu lực vào ngày 15/05/2026 và được thay thế bởi Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026).

2. Mức đóng kinh phí công đoàn:

-       Doanh nghiệp phải đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. (CSPL: Điểm b Khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 sđ, bs Luật số 97/2025/QH15).

3. Hình thức và Thẩm quyền tiếp nhận:

Doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Cơ quan tiếp nhận là Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố và tương đương trực tiếp thu hoặc phân cấp cho công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở thu và thông báo cho đối tượng đóng kinh phí công đoàn để biết thực hiện. (CSPL: Điểm a Khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP; Khoản 2 Điều 26 Quyết định 1408/QĐ-TLĐ).

4. Tỷ lệ phân bổ và sử dụng kinh phí:

-       Trường hợp đã thành lập Công đoàn cơ sở: Được sử dụng 75% số thu kinh phí công đoàn tại cơ quan và nộp 25% còn lại về công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.

-       Trường hợp chưa thành lập Công đoàn cơ sở: Doanh nghiệp nộp kinh phí cho công đoàn cấp trên được phân cấp thu. Công đoàn cấp trên sử dụng theo tỷ lệ phần trăm trong tổng số thu để bảo vệ, chăm lo cho người lao động tại đơn vị; cuối năm số kinh phí sử dụng chưa hết phải được quản lý, theo dõi và trả lại cho công đoàn cơ sở khi đơn vị đó thành lập tổ chức công đoàn (CSPL: Khoản 1 Điều 5 Quyết định 4290/QĐ-TLĐ; Khoản 4 Điều 28 Quyết định 1408/QĐ-TLĐ).

5. Mức xử phạt theo hành vi:

-       Phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng đối với hành vi chậm đóng, đóng không đủ hoặc không đúng mức quy định.

-       Phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng đối với hành vi không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng bắt buộc.

-       Nguyên tắc áp dụng đối với tổ chức: Các mức phạt tỷ lệ phần trăm nêu trên là áp dụng cho cá nhân (tối đa không quá 75.000.000 đồng); đối với tổ chức/doanh nghiệp, mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần (tối đa không quá 150.000.000 đồng)

-       Biện pháp khắc phục hậu quả: Ngoài phạt tiền, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, doanh nghiệp buộc phải nộp cho tổ chức công đoàn số tiền kinh phí chưa đóng, chậm đóng và nộp thêm khoản tiền lãi của số tiền này tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước. (CSPL: Khoản 1 Điều 6 và Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

6. Lưu ý và khuyến nghị dành cho khách hàng

-       Nhanh chóng khắc phục việc chưa đóng phí: Đối với trường hợp từ trước đến nay công ty chưa thực hiện đóng kinh phí công đoàn, doanh nghiệp nên nhanh chóng kê khai để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính nhân đôi (lên đến 150 triệu đồng đối với tổ chức) và phải nộp thêm tiền lãi chậm đóng.

-       Cân nhắc thành lập Công đoàn cơ sở: Dù việc thành lập là hoàn toàn tự nguyện, nhưng khi đã lập Công đoàn cơ sở, doanh nghiệp sẽ danh chính ngôn thuận được giữ lại 75% số thu kinh phí công đoàn để trực tiếp sử dụng cho các hoạt động chăm lo đời sống người lao động tại chính cơ quan mình, tối ưu hóa được dòng tiền nộp ra bên ngoài. Đặc biệt, lượng tiền tồn đọng các năm trước (nếu đã nộp khi chưa có công đoàn) cũng sẽ được cơ quan công đoàn cấp trên hoàn trả lại cho công đoàn cơ sở ngay sau khi thành lập.