Từ ngày 01/07/2025, Mã Số Định Danh Cá Nhân (MSĐD) sẽ chính thức thay thế Mã Số Thuế (MST) của cá nhân trong việc kê khai thuế, bao gồm thu nhập từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh và cả MST của người phụ thuộc (NPT). Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này không phải là hoàn toàn tự động đối với tất cả cá nhân và doanh nghiệp. Vậy, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý gì để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ?
Quá Trình Chuyển Đổi Mã Số Thuế Sang Mã Số Định Danh Cá Nhân
Theo quy định tại Điều 39 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, việc chuyển đổi MST sang MSĐD sẽ diễn ra theo các bước sau:
- Trường hợp thông tin khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Nếu cá nhân đã có MST 10 số và thông tin đăng ký thuế trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, MSĐD sẽ tự động thay thế MST từ ngày 01/07/2025. Điều này áp dụng không chỉ đối với người nộp thuế mà còn đối với người phụ thuộc (NPT) theo quy định của Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân.
- Trường hợp thông tin chưa khớp hoặc chưa đầy đủ: Nếu thông tin đăng ký thuế không khớp với cơ sở dữ liệu hoặc thiếu sót, cá nhân sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế, có thể thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc trực tiếp với cơ quan thuế. Chỉ khi hoàn thành thủ tục này, MSĐD mới có thể được sử dụng thay thế MST.
- Trường hợp có nhiều MST: Nếu cá nhân đang có nhiều MST, cần cập nhật thông tin để cơ quan thuế hợp nhất các dữ liệu thuế vào MSĐD duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình kê khai và giảm thiểu sai sót trong các hồ sơ thuế.
- Trường hợp chưa có MST: Đối với cá nhân chưa từng hoàn thành thủ tục đăng ký thuế và được cấp MST, họ cần hoàn tất thủ tục đăng ký thuế ban đầu để MSĐD có thể được sử dụng cho mục đích kê khai thuế hoặc giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc.
Làm Thế Nào Để Doanh Nghiệp Chuẩn Bị Cho Quá Trình Chuyển Đổi?
Mặc dù quá trình chuyển đổi MST sang MSĐD là một bước tiến quan trọng, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện một số bước chuẩn bị để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra đúng tiến độ và không gặp phải bất kỳ sai sót nào. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
- Rà soát thông tin đăng ký thuế: Trước khi quá trình chuyển đổi bắt đầu vào ngày 01/07/2025, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các thủ tục đăng ký MST và NPT theo quy định cũ. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát, thu thập và cập nhật thông tin đăng ký thuế của người lao động và người phụ thuộc đang được kê khai thuế tại công ty.
- Hỗ trợ nhân viên cập nhật thông tin: Đối với những cá nhân có thông tin chưa khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia, doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên thực hiện thủ tục cập nhật thông tin thuế để tránh việc gián đoạn khi MSĐD được áp dụng.
- Kiểm tra tính hợp lệ của MST đối với lao động mới: Trước khi tiến hành kê khai thuế cho các nhân viên mới, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng MST của họ là hợp lệ, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi thuế của công ty và người lao động.
- Kê khai thuế đúng quy định: Doanh nghiệp cần đảm bảo kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo đúng quy định. Điều này sẽ giúp tránh các sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp.
Tóm Lại: Những Điều Doanh Nghiệp Và Cá Nhân Cần Biết
- Chuyển đổi tự động: Nếu cá nhân có MST 10 số và thông tin đã được cập nhật với Cơ sở dữ liệu quốc gia, MSĐD sẽ tự động thay thế MST.
- Cập nhật thông tin khi cần thiết: Cá nhân có thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa đăng ký thuế cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trước khi sử dụng MSĐD.
- Công việc của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật thông tin thuế của người lao động và NPT, hỗ trợ nhân viên làm thủ tục cần thiết, và đảm bảo kê khai thuế TNCN chính xác.
Quá trình chuyển đổi từ MST sang MSĐD tưởng chừng như đơn giản, nhưng để thực hiện đúng quy trình và tránh những rắc rối phát sinh, doanh nghiệp và cá nhân cần chuẩn bị kỹ càng. Hãy bắt đầu ngay từ bây giờ để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng hạn và đầy đủ, tránh các vấn đề phát sinh sau khi quy định có hiệu lực.
Cao Văn Hiếu
Tham khảo thêm >> Tư vấn luật công nghệ thông tin và truyền thông
