Câu 2: Công ty có thể ủy quyền cho nhân viên ký hợp đồng thay người đại diện theo pháp luật không? Phạm vi ủy quyền cần được quy định như thế nào?

Câu hỏi

Công ty tôi muốn ủy quyền cho một nhân viên ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác thay cho người đại diện theo pháp luật. Xin hỏi pháp luật có cho phép doanh nghiệp thực hiện việc ủy quyền này không? Phạm vi và thời hạn ủy quyền cần được quy định như thế nào để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng?

Trả lời

Xác định người đại diện theo pháp luật và thẩm quyền của người này

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty phải quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Đây là căn cứ để xác định ai là người có thẩm quyền đại diện đương nhiên của doanh nghiệp, và do đó là ai có “thẩm quyền” để đem ủy quyền lại cho người khác.

Cơ sở để ủy quyền ký hợp đồng cho nhân viên

Việc người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho nhân viên ký kết hợp đồng trong hoạt động kinh doanh thông thường dựa trên các quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện theo ủy quyền, cụ thể:

· Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015: cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Trên cơ sở này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho nhân viên thực hiện một hoặc một số công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của mình, bao gồm việc ký kết hợp đồng, nếu việc ủy quyền không trái với Điều lệ công ty và không thuộc ngành, nghề hoặc loại giao dịch mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp thực hiện.

· Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015: phạm vi đại diện được xác lập theo nội dung ủy quyền. Người được ủy quyền chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện. Đây là căn cứ để doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể phạm vi công việc, loại hợp đồng, giá trị giao dịch trong văn bản ủy quyền.

· Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015: giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ một số trường hợp ngoại lệ (người được đại diện đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi dẫn đến việc bên giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc vượt quá phạm vi đại diện). Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro khi nhân viên ký vượt phạm vi ủy quyền.

Trường hợp riêng: ủy quyền bắt buộc do vắng mặt tại Việt Nam

Cần phân biệt cơ chế ủy quyền nêu trên với trường hợp ủy quyền bắt buộc theo khoản 3, khoản 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020: khi doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đó bắt buộc phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, và vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ đã ủy quyền. Đây là một cơ chế ủy quyền mang tính bắt buộc, phát sinh từ một tình huống cụ thể (vắng mặt), khác với việc ủy quyền ký một hoặc một số hợp đồng trong hoạt động kinh doanh thông thường.

Lưu ý về phân định thẩm quyền nội bộ

Ngoài các căn cứ trên, doanh nghiệp cần đối chiếu với Điều lệ công ty và các nghị quyết, quyết định nội bộ để xác định liệu việc ủy quyền có cần thông qua một cơ quan có thẩm quyền khác (ví dụ Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông) trước khi người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ủy quyền hay không, tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy định cụ thể trong Điều lệ.

Nội dung cần có trong văn bản ủy quyền

Để hạn chế rủi ro, văn bản ủy quyền nên xác định rõ ít nhất các nội dung sau:

· Người ủy quyền và người được ủy quyền;

· Căn cứ và mục đích ủy quyền;

· Loại hợp đồng hoặc nhóm giao dịch được phép ký;

· Đối tác, khách hàng hoặc phạm vi giao dịch được ủy quyền;

· Giá trị tối đa của hợp đồng, nếu có;

· Thời hạn ủy quyền;

· Quyền ký, sửa đổi, bổ sung, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng;

· Trách nhiệm của người được ủy quyền khi thực hiện công việc.

Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm soát trường hợp người được ủy quyền ký vượt quá phạm vi hoặc thời hạn được ủy quyền, vì theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện có thể không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp, trừ các trường hợp ngoại lệ nêu trên.

Kết luận

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho nhân viên ký hợp đồng thay người đại diện theo pháp luật trên cơ sở các quy định về đại diện theo ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138, 141, 143), kết hợp với việc xác định đúng thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty. Trường hợp ủy quyền bắt buộc do vắng mặt tại Việt Nam theo khoản 3, 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 là một cơ chế riêng, không nên nhầm lẫn với việc ủy quyền ký kết hợp đồng trong hoạt động kinh doanh thông thường. Doanh nghiệp nên lập văn bản ủy quyền với phạm vi, thời hạn và quyền hạn cụ thể, đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc ký kết trong đúng phạm vi được ủy quyền nhằm hạn chế rủi ro về thẩm quyền đại diện và hiệu lực của giao dịch.