Văn phòng đại diện là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, đóng vai trò quyết định đối với sự mở rộng và hiệu quả của một doanh nghiệp. Trải qua nhiều thay đổi và điều chỉnh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không chỉ là một đơn vị phụ thuộc mà còn mang theo nhiều quy định và trách nhiệm pháp lý. Bài viết dưới đây Công ty luật SBLAW sẽ đi sâu khám phá khái niệm 'văn phòng đại diện' và những quy định quan trọng liên quan đến việc thành lập và quản lý nó trong ngữ cảnh pháp luật kinh doanh hiện nay.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện ( tiếng anh là Representative office) là một đơn vị thuộc về một chủ thể (có thể là cá nhân hoặc tổ chức pháp nhân hoặc chủ thể khác), được thành lập tại một địa bàn nơi chủ thể đó không có trụ sở chính. Trong lĩnh vực hoạt động dân sự, theo quy định của pháp luật, chỉ có pháp nhân được phép thành lập và hoạt động văn phòng đại diện, và văn phòng này thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân đó.
Điều 44 Khoản 2 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng văn phòng đại diện được xem là một đơn vị thuộc sự phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm hoạt động nhằm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có nhiệm vụ thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định, “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Như vậy, nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Quy định về đặt tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Quy định về việc đặt tên văn phòng đại diện như sau:
- Tên văn phòng đại diện phải sử dụng các chữ cái tiếng Việt trong bảng chữ cái, cũng như các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện cần bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc đặt tại trụ sở văn phòng đại diện. Ngoài ra, tên văn phòng đại diện có thể được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các văn bản giao dịch, hồ sơ và tài liệu mà văn phòng đại diện phát hành.
Con dấu của văn phòng đại diện doanh nghiệp
Dấu bao gồm dấu được tạo ra tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc bất kỳ đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu được ban hành.
Do đó, không có yêu cầu bắt buộc về việc văn phòng đại diện phải có con dấu, và việc này sẽ phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc theo quy định của điều lệ công ty.
Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện cả trong nước và nước ngoài, và có thể thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương trong giới hạn địa giới hành chính.
Khi quyết định thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương mà doanh nghiệp đã chọn. Hồ sơ này bao gồm:
- Thông báo về quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao của quyết định thành lập và bản sao biên bản họp liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những điều cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận, lý do sẽ được nêu rõ trong thông báo văn bản đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Ưu nhược điểm của văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện:
Một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là sự thuận tiện trong thủ tục liên quan đến báo cáo thuế, đồng thời không yêu cầu nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp có khả năng thành lập văn phòng đại diện cả trong và ngoài tỉnh thành phố, mở rộng phạm vi hoạt động đến các vùng khác nhau, kể cả tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện:
Tuy nhiên, với những ưu điểm đó, văn phòng đại diện không thích hợp để thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Sự giới hạn này có thể đặt ra những thách thức khi doanh nghiệp muốn phát triển kinh doanh tại văn phòng đại diện. Ngoài ra, khi có sự thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang một quận khác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế có địa chỉ cũ, điều này có thể làm tăng khối lượng công việc và thời gian đối với doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?
Câu hỏi:
Văn phòng đại diện có thực hiện chức năng kinh doanh được không? Nếu không thì bị phạt bao nhiêu nếu văn phòng đại diện kinh doanh?
Luật sư tư vấn:
Công ty Luật TNHH SB Law cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. Đối với trường hợp của bạn, chúng tôi có ý kiến tư vấn như sau:
Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 đưa ra định nghĩa về văn phòng đại diện như sau “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Như vậy, theo đúng như định nghĩa, văn phòng đại diện không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh.
Hiện tại, pháp luật Việt nam chưa có quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện mà mới chỉ có quy định về quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam tại điều 17 và 18 Luật thương mại 2005. Trong đó, Khoản 1 điều 18 quy định văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài “Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.”
Cùng với đó, Điểm b Khoản 3 điều 86 Nghị định 185/2013/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng có quy định phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng nếu văn phòng đại diện của thương nhân tại nước ngoài có hoạt động không đúng nội dung ghi trong giấy phép của văn phòng đại diện. Mà nội dung hoạt động trong giấy phép của văn phòng đại diện không có việc thực hiện các hoạt động cung ứng dịch vụ, kinh doanh sinh lời tại Việt Nam.
Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước, có thể tham khảo Điểm a Khoản 1 Điều 37 của Nghị định 50/2016/NĐ-CP Nghị định quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực Kế hoạch và Đầu tư.
“Điều 37. Vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
1.Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh;”
Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Dựa trên điều 45, khoản 1 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Do đó, không có sự hạn chế đối với quá trình thành lập văn phòng đại diện.
Trên đây là toàn bộ thông tin về văn phòng đại diện là gì? Các quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Với vai trò là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, văn phòng đại diện đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy sự hiện đại hóa và mở rộng quốc tế của các doanh nghiệp ngày nay.
|
