Theo quy định tại Luật trọng tài thương mại và Quy tắc tố tụng trọng tài, trình tự thực hiện thủ tục tố tụng tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (sau đây được gọi tắt là “Trung tâm”) sẽ được thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nộp đơn khởi kiện
- Một bên muốn khởi kiện ra Trung tâm phải gửi Đơn khởi kiện tới Trung tâm. Đơn khởi kiện phải có các nội dung sau đây:
- Ngày, tháng, năm làm Đơn khởi kiện;
- Tên, địa chỉ của các bên;
- Tóm tắt nội dung của vụ tranh chấp;
- Cơ sở khởi kiện;
- Trị giá của vụ tranh chấp và các yêu cầu khởi kiện khác của Nguyên đơn;
- Tên của người được Nguyên đơn chọn làm Trọng tài viên hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên;
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc của người đại diện theo ủy quyền.
- Kèm theo Đơn khởi kiện phải có phải có thỏa thuận trọng tài, bản chính hoặc bản sao các tài liệu có liên quan đến vụ việc. Đơn khởi kiện và các tài liệu liên quan do Nguyên đơn gửi tới Trung tâm phải đủ số bản để Trung tâm gửi tới thành viên của Hội đồng Trọng tài mỗi người một bản, tới Bị đơn một bản và lưu một bản.
- Khi nộp Đơn khởi kiện, Nguyên đơn cần chú ý điều kiện thụ lý đơn khởi kiện theo quy định của Luật trọng tài thương mại, bao gồm:
- Có thỏa thuận trọng tài có hiệu lực giữa các bên;
- Tranh chấp thuộc thẩm quyền giải quyết của Trọng tài, bao gồm: (1) Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại; (2) Tranh chấp phát sinh giữa các bên trong đó ít nhất một bên có hoạt động thương mại; (3) Tranh chấp khác giữa các bên mà pháp luật quy định được giải quyết bằng Trọng tài.
Bước 2: Thụ lý Đơn khởi kiện
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được Đơn khởi kiện và tài liệu liên quan, Trung tâm sẽ gửi cho Nguyên đơn thông báo tạm ứng phí trọng tài.
Trong vòng 10 ngày tiếp theo kể từ ngày nhận được chứng từ nộp tạm ứng phí trọng tài từ Nguyên đơn, Trung tâm sẽ gửi cho Bị đơn Thông báo, Đơn khởi kiện của nguyên đơn, thỏa thuận trọng tài và các tài liệu khác có liên quan.
Trừ khi các bên có thỏa thuận khác về thời hạn, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tiếp theo của ngày nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện, thỏa thuận trọng tài và các tài liệu khác có liên quan, Bị đơn phải gửi tới Trung tâm Bản tự bảo vệ. Bản tự bảo vệ phải có các nội dung sau đây:
- Ngày, tháng, năm làm Bản tự bảo vệ;
- Tên, địa chỉ của Bị đơn;
- Cơ sở tự bảo vệ;
- Tên của người được Bị đơn chọn làm Trọng tài viên hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên;
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc của người đại diện theo ủy quyền.
Trong trường hợp Bị đơn cho rằng thỏa thuận trọng tài không tồn tại, thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc thỏa thuận trọng tài không thể thực hiện được thì Bị đơn phải nêu rõ trong Bản tự bảo vệ. Nếu Bị đơn không nêu rõ điều đó trong Bản tự bảo vệ thì Bị đơn mất quyền phản đối. Trong trường hợp này, Bị đơn vẫn phải chọn Trọng tài viên hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên.
Trung tâm có thể gia hạn thời hạn gửi Bản tự bảo vệ khi có yêu cầu gia hạn của Bị đơn. Yêu cầu gia hạn phải được lập bằng văn bản và phải gửi để Trung tâm nhận được trước khi hết thời hạn gửi Bản tự bảo vệ hoặc trước khi hết thời hạn gia hạn gửi Bản tự bảo vệ.
Trong trường hợp có yêu cầu gia hạn thời hạn gửi Bản tự bảo vệ, Bị đơn vẫn phải chọn Trọng tài viên hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện.
Bản tự bảo vệ và các tài liệu có liên quan phải được gửi đủ đủ số bản để Trung tâm gửi tới thành viên của Hội đồng Trọng tài mỗi người một bản, tới Nguyên đơn một bản và lưu một bản.
=>Tố tụng trọng tài vẫn được tiến hành kể cả khi Bị đơn không gửi Bản tự bảo vệ.
Bước 3: Thành lập Hội đồng trọng tài
Số lượng Trọng tài viên: Vụ tranh chấp được giải quyết bởi Hội đồng Trọng tài gồm ba Trọng tài viên hoặc một Trọng tài viên duy nhất. Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận vụ tranh chấp được giải quyết bởi Hội đồng Trọng tài gồm Trọng tài viên duy nhất thì vụ tranh chấp được giải quyết bởi Hội đồng Trọng tài gồm ba Trọng tài viên.
Quy định về thành lập Hội đồng trọng tài gồm 3 Trọng tài viên:
+ Nguyên đơn chọn hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định 1 Trọng tài viên. Trường hợp Nguyên đơn yêu cầu chỉ định Trọng tài viên, Chủ tịch Trung tâm ra quyết định chỉ định một Trọng tài viên sau 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.
+ Bị đơn chọn hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định 1 Trọng tài viên và phải thông báo cho Trung tâm trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tiếp theo của ngày nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện, thỏa thuận trọng tài và các tài liệu khác có liên quan. Trường hợp Bị đơn yêu cầu chỉ định Trọng tài viên, Chủ tịch Trung tâm ra quyết định chỉ định một Trọng tài viên sau 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.Trường hợp Bị đơn không chọn Trọng tài viên hoặc không yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên trong, thời hạn 30 ngày nêu trên, trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày hết thời hạn, Chủ tịch Trung tâm ra quyết định chỉ định một Trọng tài viên thay cho Bị đơn.
+ Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Trọng tài viên được Bị đơn chọn hoặc được Chủ tịch VIAC chỉ định, các Trọng tài viên phải bầu người thứ ba làm Chủ tịch Hội đồng Trọng tài và thông báo cho VIAC. Trường hợp hết thời hạn 15 ngày mà VIAC không nhận được thông báo về việc bầu Chủ tịch Hội đồng trọng tài từ Trọng tài viên, trong vòng 07 ngày tiếp theo kể từ ngày hết thời hạn, Chủ tịch VIAC sẽ ra quyết định chỉ định Chủ tịch Hội đồng Trọng tài.
Quy định về thành lập Hội đồng trọng tài có 1 trọng tài viên duy nhất (nếu hai bên có thỏa thuận):
+ Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tiếp theo của ngày Bị đơn nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện, thỏa thuận trọng tài và các tài liệu khác có liên quan, các bên phải thống nhất chọn hoặc yêu cầu Trung tâm chỉ định Trọng tài viên duy nhất và phải thông báo cho Trung tâm.
+ Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày hết thời hạn 30 ngày nêu trên mà Trung tâm chưa nhận được thông báo, Chủ tịch Trung tâm ra quyết định chỉ định Trọng tài viên duy nhất.
Thẩm quyền của Hội đồng trọng tài.
Theo quy định tại Quy tắc tố tụng trọng tài, Hội đồng trọng tài có thẩm quyền sau đây:
+ Thẩm quyền xác minh sự việc: Hội đồng Trọng tài có quyền gặp hoặc trao đổi với một bên với sự tham gia của bên kia bằng các hình thức thích hợp để làm rõ các vấn đề có liên quan đến vụ tranh chấp.
+ Thẩm quyền thu thập chứng cứ: yêu cầu các bên cung cấp chứng cứ; yêu cầu người làm chứng cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến vụ tranh chấp theo yêu cầu của một bên hoặc của các bên; yêu cầu trưng cầu giám định, định giá tài sản trong vụ tranh chấp.
+ Thẩm quyền triệu tập người làm chứng.
+ Thẩm quyền áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời. Theo yêu cầu của một bên, Hội đồng Trọng tài có thể áp dụng một hoặc một số biện pháp khẩn cấp tạm thời đối với các bên tranh chấp.
Bước 4: Phiên họp giải quyết tranh chấp
Chuẩn bị phiên họp giải quyết tranh chấp:
+ Thời gian và nơi tiến hành phiên họp giải quyết vụ tranh chấp do Hội đồng Trọng tài quyết định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp giải quyết vụ tranh chấp bằng hình thức teleconference, video-conference hoặc các hình thức thích hợp khác nếu các bên có thỏa thuận.
+ Giấy triệu tập tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp được Trung tâm gửi cho các bên chậm nhất là 15 ngày trước ngày mở phiên họp, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp hoãn phiên họp hoặc Hội đồng Trọng tài quyết định mở phiên họp tiếp theo, thời hạn gửi giấy triệu tập do Hội đồng Trọng tài quyết định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
- Thành phần, thủ tục phiên họp giải quyết tranh chấp:
+ Phiên họp giải quyết vụ tranh chấp không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
+ Các bên có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người đại diện tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp; có quyền mời người làm chứng, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp và phải thông báo cho Hội đồng Trọng tài trước ngày mở phiên họp giải quyết tranh chấp.
+ Hội đồng Trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của một bên, có quyền mời tổ chức, cá nhân giám định, định giá tài sản và chuyên gia tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Trong trường hợp có sự đồng ý của các bên, Hội đồng Trọng tài có thể cho phép những người khác tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp.
+ Tại phiên họp giải quyết vụ tranh chấp, nếu thấy các bên không còn bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ có liên quan nào để cung cấp, Hội đồng Trọng tài tuyên bố phiên họp giải quyết vụ tranh chấp này là phiên họp cuối cùng. Sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng, Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ bổ sung nào, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
- Hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp:
+ Các bên có thể yêu cầu Hội đồng trọng tài hoãn phiên họp bằng bằng văn bản, nêu rõ lý do, kèm theo chứng cứ và gửi tới Trung tâm. Trong trường hợp Trung tâm không nhận được yêu cầu hoãn trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp chậm nhất là 07 ngày làm việc thì bên yêu cầu hoãn phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có.
+ Nguyên đơn đã được triệu tập nhưng vắng mặt mà không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp giải quyết vụ tranh chấp mà không được Hội đồng Trọng tài chấp thuận thì được coi là đã rút Đơn khởi kiện. Hội đồng Trọng tài chỉ tiếp tục giải quyết vụ tranh chấp khi Bị đơn có yêu cầu hoặc có Đơn kiện lại.Trường hợp tương tự như trên nhưng đối với Bị đơn thì phiên họp vẫn tiếp tục.
+ Phiên họp giải quyết tranh chấp vẫn có thể diễn ra mà không có sự có mặt của các bên nếu các bên yêu cầu.
- Tại phiên họp giải quyết tranh chấp, theo yêu cầu của các bên, Hội đồng Trọng tài sẽ tiến hành hòa giải. Biên bản hòa giải thành phải được lập trong trường hợp hòa giải thành. Biên bản hòa giải thành phải có chữ ký của các bên và chữ ký Trọng tài viên. Trong trường hợp này, Hội đồng Trọng tài ra Quyết định công nhận hòa giải thành. Quyết định công nhận hòa giải thành của Hội đồng Trọng tài có hiệu lực như Phán quyết trọng tài.
- Trường hợp hai bên không yêu cầu hòa giải, Hội đồng trọng tài sẽ tiếp hành xét xử vụ tranh chấp và ban hành Phán quyết trọng tại.
