Câu hỏi: Tôi là chủ một doanh nghiệp thường xuyên giao kết hợp đồng thương mại với các đối tác. Các hợp đồng của chúng tôi thường ưu tiên sử dụng điều khoản giải quyết tranh chấp bằng trọng tài. Xin chuyên gia tư vấn cho chúng tôi các thủ tục hành chính mới nhất vừa được Bộ Tư pháp sửa đổi, những rủi ro pháp lý nếu hợp đồng dẫn chiếu sai thông tin tổ chức trọng tài, và các bước rà soát cần thực hiện ngay để đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp của mình.
Trả lời: Dưới đây là phần tư vấn chi tiết đối với quy định mới về thủ tục hành chính lĩnh vực trọng tài thương mại theo Quyết định 1241/QĐ-BTP (có hiệu lực từ ngày 12/05/2026):
- Nội dung chính
– Bãi bỏ các thủ tục hành chính cũ: Các thủ tục hành chính có số thứ tự 1, 2, 4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 1856/QĐ-BTP ngày 23/6/2025 chính thức hết hiệu lực.
(CSPL: Điều 2 Quyết định 1241/QĐ-BTP)
– Giảm 50% phí thẩm định: Đa số các thủ tục cấp phép, đăng ký hoạt động của Trung tâm trọng tài, chi nhánh đều được áp dụng mức thu phí giảm 50% kể từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Ví dụ: Phí thẩm định thành lập Trung tâm trọng tài giảm từ 4.500.000 đồng xuống 2.250.000 đồng; phí thay đổi nội dung Giấy phép giảm từ 1.000.000 đồng xuống 500.000 đồng.
(CSPL: Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1241/QĐ-BTP (áp dụng Thông tư số 64/2025/TT-BTC))
– Thời hạn giải quyết thủ tục nhanh chóng: Đối với thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động Trung tâm trọng tài, Sở Tư pháp thẩm định hồ sơ trong 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, và cấp Giấy đăng ký hoạt động trong 05 ngày làm việc kể từ ngày có Giấy phép thành lập. Việc thay đổi địa điểm đặt trụ sở sang tỉnh khác cũng được giải quyết trong 05 ngày làm việc.
(CSPL: Mục 1 và Mục 5 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1241/QĐ-BTP)
– Triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình: Các thủ tục hành chính như thành lập Trung tâm trọng tài, thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài đều đã đủ điều kiện và cho phép nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, song song với hình thức nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính.
(CSPL: Mục 1 và Mục 3 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1241/QĐ-BTP)
- Tác động lớn nhất
Quy định mới cập nhật và chuẩn hóa lại toàn bộ các biểu mẫu, quy trình nộp hồ sơ đối với 10 nhóm thủ tục hành chính cốt lõi trong hoạt động trọng tài thương mại. Điều này tác động trực tiếp và tích cực đến các tổ chức trọng tài đang có kế hoạch thành lập mới, mở rộng chi nhánh hoặc thay đổi thông tin hoạt động, giúp tiết kiệm chi phí thông qua việc giảm lệ phí thẩm định và linh hoạt nộp hồ sơ trực tuyến. Đồng thời, các doanh nghiệp đang sử dụng điều khoản trọng tài cũng chịu tác động gián tiếp, buộc phải cập nhật chính xác tên gọi, địa chỉ của các trung tâm giải quyết tranh chấp để tránh vô hiệu thỏa thuận trọng tài.
- Rủi ro nếu không tuân thủ
– Tổ chức trọng tài nộp hồ sơ theo các biểu mẫu cũ hoặc nộp theo thủ tục cũ tại Quyết định 1856/QĐ-BTP sẽ bị cơ quan nhà nước trả lại hồ sơ, làm chậm trễ tiến độ ghi nhận thay đổi giấy phép hoặc thành lập mới.
– Doanh nghiệp sử dụng điều khoản trọng tài trong hợp đồng nhưng dẫn chiếu sai tên, địa chỉ trung tâm trọng tài (do trung tâm đã cập nhật theo thủ tục mới nhưng doanh nghiệp không nắm được) sẽ dẫn đến rủi ro tranh chấp về thẩm quyền xét xử khi có sự cố phát sinh.
- Kế hoạch hành động đề xuất
– Đối với Trung tâm trọng tài: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ đăng ký hoạt động, lập chi nhánh, danh sách trọng tài viên chuẩn bị nộp để cập nhật ngay theo các biểu mẫu mới (như Mẫu số 01, 02, 05, 11-PLIII-TTTM…).
– Đối với Doanh nghiệp: Phòng pháp chế cần rà soát lại các hợp đồng mẫu có chứa điều khoản trọng tài, đối chiếu thông tin pháp lý hiện tại của các trung tâm trọng tài để đảm bảo tính chính xác.
- Lưu ý và khuyến nghị dành cho khách hàng
– Lưu ý về tự động điền thông tin khi nộp trực tuyến: Khi thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến, các thông tin cá nhân (như Thẻ CCCD, ngày sinh, nơi thường trú) sẽ được hệ thống tự động khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Người nộp chỉ phải tự kê khai bổ sung nếu hệ thống không tự động điền, hoặc bắt buộc phải tự kê khai đầy đủ khi nộp hồ sơ giấy.
(CSPL: Ghi chú biểu mẫu Mục 1 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1241/QĐ-BTP)
– Lưu ý về thủ tục cấp lại Giấy đăng ký hoạt động: Trong trường hợp Giấy đăng ký hoạt động bị mất, rách, nát, cháy hoặc tiêu hủy, tổ chức trọng tài có thể làm đơn đề nghị cấp lại. Sở Tư pháp sẽ xem xét cấp lại trong thời hạn 05 ngày làm việc và hoàn toàn không thu phí thẩm định.
(CSPL: Mục 10 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1241/QĐ-BTP)
