Câu hỏi
Công ty tôi đang chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử. Xin hỏi hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy không? Doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng điện tử như thế nào để bảo đảm giá trị chứng cứ khi có tranh chấp?
Trả lời
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng và có giá trị như bản gốc nếu thông tin được bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo và có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Đồng thời, thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ. Giá trị chứng cứ được xem xét dựa trên độ tin cậy của phương thức khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ; phương thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; phương thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận và các yếu tố phù hợp khác.
Do đó, để bảo đảm giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế lưu trữ có khả năng:
- Lưu giữ hợp đồng dưới dạng hoàn chỉnh;
- Bảo đảm nội dung hợp đồng không bị sửa đổi trái phép;
- Xác định được thời điểm khởi tạo, ký, gửi và nhận hợp đồng;
- Xác định được chủ thể thực hiện việc ký kết;
- Lưu giữ thông tin, dữ liệu liên quan đến quá trình giao kết;
- Cho phép truy cập và xuất trình hợp đồng khi cần thiết;
- Có cơ chế sao lưu và bảo đảm an toàn dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng hợp đồng điện tử không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều có thể thực hiện hoàn toàn bằng phương thức điện tử. Trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức đặc biệt, công chứng, chứng thực hoặc các điều kiện khác thì doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các yêu cầu tương ứng.
Kết luận
Hợp đồng điện tử có thể có giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử và các yêu cầu về hình thức của giao dịch theo pháp luật chuyên ngành. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến tính toàn vẹn, khả năng truy cập, xác định chủ thể ký và khả năng truy xuất toàn bộ quá trình giao kết khi xây dựng hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử.
