Câu hỏi: Công ty chúng tôi là thương nhân nước ngoài hiện đã có Văn phòng đại diện (VPĐD) hoạt động tại TP. Hồ Chí Minh. Do nhu cầu tái cơ cấu và mở rộng thị trường, chúng tôi dự định chuyển toàn bộ trụ sở VPĐD sang thành phố Hà Nội để thuận tiện giao dịch. Ngoài ra, trong quá trình di dời, giấy phép bản gốc của VPĐD cũng bị thất lạc. Xin tư vấn cho chúng tôi biết: Trong các trường hợp này, VPĐD có thuộc đối tượng được cấp lại Giấy phép thành lập không? Điều kiện, thành phần hồ sơ và trình tự thủ tục thực hiện hiện nay gồm những gì?
Trả lời:
- Các trường hợp được cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi thuộc một trong các trường hợp sau:
- Chuyển địa điểm đặt trụ sở của VPĐD từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (hoặc khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý) đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác (hoặc khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác).
- Giấy phép thành lập VPĐD bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy dưới mọi hình thức.
Lưu ý quan trọng về thời hạn: Đối với trường hợp chuyển địa điểm đặt trụ sở sang tỉnh/thành phố khác, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPĐD tại nơi chuyển đi (theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP). Nếu quá thời hạn 30 ngày nêu trên, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện lại thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập mới từ đầu.
- Trình tự thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép
Quy trình cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD được thực hiện theo các bước cụ thể tại Điều 20 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP như sau:
- Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc gửi bản điện tử trực tuyến (nếu hệ thống Dịch vụ công địa phương đáp ứng) đến Cơ quan cấp phép nơi VPĐD chuyển đến (Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao).
- Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và thông báo yêu cầu bổ sung bằng văn bản nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (yêu cầu bổ sung tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết).
- Bước 3: Thẩm định và cấp phép
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép xem xét ban hành Giấy phép thành lập VPĐD cấp lại. Trường hợp từ chối cấp phép phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
- Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin
Thương nhân nước ngoài nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố thông tin về việc cấp lại Giấy phép trên trang thông tin điện tử của mình trong thời hạn 15 ngày.
- Thành phần hồ sơ cấp lại Giấy phép
Căn cứ Điều 19 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, tùy thuộc vào căn cứ cấp lại, thành phần hồ sơ được chuẩn bị cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Cấp lại do chuyển địa điểm trụ sở sang tỉnh/thành phố khác (Khoản 1 Điều 19)
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPĐD gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi (theo Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP);
- Bản sao Giấy phép thành lập VPĐD đã được cấp;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD tại địa phương mới (bao gồm: Bản sao hợp đồng thuê địa điểm/biên bản ghi nhớ và các tài liệu chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm hợp pháp theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 10 và Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).
Trường hợp 2: Cấp lại do Giấy phép bị mất, bị hư hỏng, bị hủy hoại (Khoản 2 Điều 19)
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
=> Đánh giá thực tế: Trường hợp hồ sơ do chuyển địa điểm sang tỉnh/thành phố khác, việc nắm rõ điều kiện niêm phong hồ sơ chấm dứt hoạt động tại nơi cũ và chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê địa điểm hợp pháp tại nơi mới đúng thời hạn 30 ngày là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phải làm lại trọn bộ thủ tục cấp mới từ đầu.
- Nơi nộp hồ sơ và thẩm quyền giải quyết
Căn cứ Điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP:
– Cơ quan tiếp nhận và giải quyết:
- Sở Công Thương tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi VPĐD dự kiến đặt trụ sở mới (đối với VPĐD nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao).
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (đối với VPĐD đặt trụ sở bên trong các khu vực này).
– Thời hạn Giấy phép cấp lại: Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thời hạn của Giấy phép thành lập VPĐD được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.
