Với sự phát triển và nhu cầu đầu tư ngày càng lớn, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của người nước ngoài tại Việt Nam đang ngày càng được quan tâm. Công ty Luật SB Law xin được gửi tới quý bạn đọc lời giải đáp cho một số thắc mắc dưới đây:

Câu 1: Chúng tôi là một công ty Hàn Quốc chuyên sản xuất các mặt hàng mỹ phẩm muốn thành lập một văn phòng đại diện ở Hà Nội với mục đích thúc đẩy thương mại và sự gắn kết hơn nữa với các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam. Để thành lập văn phòng đại diện, chúng tôi phải thực hiện những thủ tục gì? Xin luật sư có thể tư vấn giúp cho chúng tôi được biết không ạ?

Trả lời:

Quy định về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được cụ thể tại Luật Thương mại năm 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định về đại diện, chi nhánh văn phòng của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Thứ nhất, về điều kiện cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

  1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

– Thứ hai, về hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

  1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
  1. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
  2. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
  3. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  4. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  5. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
    • Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
    • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

– Về thủ tục: 

  1. Thương nhân nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
  2. Từ 03-07 ngày, Cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và quyết định cấp giấy phép hoặc không cấp giấy phép. Trường hợp không cấp phải nêu rõ lý do.

Câu 2: Trong thời gian tới đây, Công ty sản xuất và bán sản phẩm nội thất muốn lập văn phòng đại diện tại Hà Nội (văn phòng trưng bày giới thiệu sản phẩm). Tôi muốn hỏi về lệ phí thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Ngoài ra, hợp đồng thuê nhà tại Việt nam đối với người nước ngoài cần thủ tục gì, thuế VAT do bên thuê hay bên đi thuê trả ạ? Hợp đồng có phải công chứng không ạ?

Trả lời:

Thứ nhất, về mức thu lệ phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định tại Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại việt nam như sau:

  1. Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:
  2. a) Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;
  3. b) Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.
  4. Lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

Thứ hai, về thủ tục thuê nhà tại Việt Nam đối với người nước ngoài:

Bước 1: Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm: Sổ đỏ hoặc hợp đồng mua bán nhà, Giấy chứng minh nhân dân của chủ hộ
Bước 2: Nộp thuế môn bài và kê khai mã số thuế căn hộ

Hồ sơ gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tờ khai mã số thuế và tờ khai thuế môn bài

Bước 3: Đăng ký an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy tại Phòng an ninh trật tự – Công an quận

Hồ sơ gồm: Bản khai lý lịch chủ hộ, đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, sơ đồ chi tiết mặt bằng cơ sở, đơn đề nghị kiểm tra điều kiện về phòng cháy chữa cháy, cam kết đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, bản thống kê phương tiện phòng cháy chữa cháy, quyết định thành lập đội phòng cháy chữa cháy, phương án phòng cháy chữa cháy, văn bản thẩm duyệt thiết kế nghiệm thu về phòng cháy chữa cháy

Bước 4: Khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại công an phường

Hồ sơ gồm: Phiếu khai báo tạm trú, hợp đồng thuê nhà, hộ chiếu còn thời hạn, giấy phép tạm trú hợp pháp ở Việt Nam từ 06 tháng trở lên, Giấy đăng ký an ninh trật tự, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Sổ đỏ hoặc Hợp đồng mua bán nhà, CMND của bạn
Bước 5: Nộp thuế thu nhập cá nhân

Hồ sơ gồm: Hợp đồng cho thuê nhà, Kê khai thuế phải nộp theo Biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng đối với thu nhập từ sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiền công, thù lao

Thứ ba, thuế VAT do bên nào trả?

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh thì đối với hoạt động cho thuê nhà, thuế VAT sẽ do bên cho thuê trả.

Thứ tư, hợp đồng có phải công chứng không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 122 Luật nhà ở 2014, đối với trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Như vậy, trừ trường hợp các bên có nhu cầu, hợp đồng thuê nhà ở không cần công chứng.

Câu 3: Chúng tôi có doanh nghiệp ở Nhật Bản, hiện muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tôi muốn hỏi thời gian được cấp phép trong bao lâu? Đăng ký kinh doanh của công ty này có thời hạn 1 năm, và hàng năm Công ty gia hạn đăng ký kinh doanh. Khi công ty lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, thời gian được phép hoạt động tối đa là mấy năm? Xin mời ý kiến tư vấn của luật sư.

Trả lời:

Thời hạn cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại VN được quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau: “Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.”

Như vậy, thời gian hoạt động của văn phòng đại diện được căn cứ dựa trên giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn tối đa là 5 năm.

Untitled-1

GỬI YÊU CẦU TỚI LUẬT SƯ

Hotline: 0904 340 664 | Email: info@sblaw.vn