Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở công ty giữa 2 tỉnh, thành phố, S&B Law gửi tới doanh nghiệp một số lưu ý sau:
1) Về điều kiện được thay đổi trụ sở:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và Nghị định 43/2010/NĐ-CP, công ty cần đáp ứng các điều kiện sau đây khi chuyển trụ sở chính giữa hai Tỉnh, thành khác nhau:
a. Về vấn đề đăng ký thuế: công ty cần thực hiện thông báo thay đổi trụ sở và đề nghị cơ quan thuế quản lý trực tiếp cấp Hồ sơ chuyển tình trạng khai thuế (Mẫu 09/MST).
Trong hồ sơ chuyển tình trạng thuế này, công ty phải đảm bảo các khoản nợ thuế và các khoản xử phạt vi phạm hành chính (nếu có) đã được nộp đầy đủ.
b. Về tên công ty khi thay đổi trụ sở:
Vào thời điểm trước năm 2010, tên của các doanh nghiệp đăng ký thành lập chỉ được xem xét trong phạm vi 01 tỉnh, thành phố, khi đó xảy ra tình trạng các doanh nghiệp có cùng tên nhưng vẫn được đăng ký do trụ sở đặt tại các tỉnh, thành khác nhau. Chỉ đến khi Nghị định 43/2010/NĐ-CP có hiệu lực thi hành thì tên doanh nghiệp được cấp trên cơ sở xem xét và đối chiếu với tất cả doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
Do đó, trong trường hợp tên công ty trùng hoặc tương tự với tên công ty đã được cấp tại tại tỉnh thành chuyển đến thì công ty buộc lòng phải tiến hành thay đổi cả tên doanh nghiệp đăng ký.
c. Về ngành nghề kinh doanh:
Khi thực hiện việc thay đổi trụ sở từ tỉnh thành này sang tỉnh thành khác, một số ngành nghề đã đăng ký của công ty nếu liên quan đến sản xuất, dịch vụ hoặc các ngành đặc thù với quy hoạch do UBND tỉnh chuyển đến quy định, công ty phải đáp ứng các điều kiện riêng biệt này hoặc phải loại bỏ ngành nghề ra khỏi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Ở một số ngành nghề liên quan đến sản xuất và bán buôn, công ty có thể cam kết không hoạt động tại trụ sở chính và chỉ kinh doanh khi công ty lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tại khu vực được phê duyệt.
Thêm vào đó, nếu danh mục ngành nghề của công ty chưa được mã hóa ngành nghề theo Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT thì công ty cũng cần thiết phải thực hiện ngay tại thời điểm đăng ký chuyển trụ sở.
d. Về địa chỉ của trụ sở mới:
Hiện nay, Sở kế hoạch và đầu tư một số tỉnh thành, ví dụ như Hà Nội, không cho phép doanh nghiệp đặt trụ sở văn phòng hoặc địa điểm sản xuất, kinh doanh trên các căn hộ chung cư, do đó Công ty cũng nên lưu ý về vấn đề này và lựa chọn địa điểm thích hợp.
2) Về Thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở:
Theo quy định hiện hành, khi thay đổi trụ sở chính công ty sẽ tiến hành thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Sở KHĐT.
Theo đó, Sở KHĐT nơi chuyển đến sẽ thu hồi lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty và cấp lại Giấy chứng nhận mới với các thông tin thay đổi
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận mới, công ty sẽ làm thủ tục đăng ký con dấu mới tại cơ quan công an.
Tuy nhiên, để nhận con dấu mới, công ty cần tiến hành trả con dấu tại công an tỉnh, nơi đã cấp con dấu pháp nhân trước đây.
Khi đã được cấp con dấu mới, công ty sẽ thực hiện các thủ tục sau cấp phép như đăng bố cáo thay đổi thông tin, đăng ký kê khai thuế.... trước khi chính thức họat động kinh doanh tại địa bàn mới.
