Câu hỏi:
Luật sư hãy cho biết, Công ty chúng tôi có thể gặp những rủi ro gì khi chấp nhận hợp đồng ký điện tử? Những lưu ý cần biết khi thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử?
Trả lời:
Rủi ro có thể xảy ra khi chấp nhận ký hợp đồng điện tử
1. Chữ ký số không đáp ứng điều kiện theo quy định.
Việc chữ ký số trên hợp đồng điện tử không đáp ứng điều kiện để được coi là chữ ký điện tử có thể dẫn đến rủi ro hợp đồng bị xem là vô hiệu. Bởi lẽ, căn cứ Điều 3.11 Luật Giao dịch điện tử 2024, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.
2. Hợp đồng điện tử đã ký kết bị thất lạc hoặc không được lưu trữ
Một số nhà cung cấp dịch vụ có thể hạn chế thời gian lưu trữ hợp đồng điện tử trên hệ thống, trong khi Công ty có thể cũng không lưu trữ hợp đồng điện tử đúng cách dẫn đến hợp đồng điện tử bị thất lạc hoặc không còn lưu nội bộ. Trong trường hợp này, Công ty sẽ không có chứng cứ chứng minh khi xảy ra tranh chấp với khách hàng liên quan đến hợp đồng điện tử.
3. Hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền
Khác biệt với chữ ký tươi, đối với chữ ký số thì chỉ cần có tài khoản, mật khẩu, thẻ bảo mật (token) và máy nhận token thì có thể ký được hợp đồng điện tử. Do đó có thể xảy ra rủi ro rằng người ký hợp đồng điện tử của Công ty không phải là người đại diện theo pháp luật mà là người không có thẩm quyền của Công ty.
Những lưu ý/ giải pháp khắc phục rủi ro khi thực hiện ký hợp đồng điện tử
1. Chữ ký số không đáp ứng điều kiện theo quy định.
Trước khi tiến hành ký hợp đồng, Công ty có thể kiểm tra giấy phép của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
2. Hợp đồng điện tử đã ký kết bị thất lạc hoặc không được lưu trữ
Luật sư khuyến nghị Công ty cần chú ý tự lưu trữ nội bộ, lập vi bằng về hợp đồng điện tử đã được ký kết hoặc đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ để có thể lưu trữ được hợp đồng điện tử và sử dụng khi cần thiết.
3. Hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền
Công ty có thể thiết lập các biện pháp bảo mật nội bộ, bao gồm biện pháp quản lý (thiết lập quy trình nội bộ ký kết hợp đồng điện tử) hoặc biện pháp kỹ thuật (thiết lập hàng rào kỹ thuật để chỉ những người có thẩm quyền mới có thể ký được hợp đồng điện tử bằng chữ ký số).
