Câu hỏi:
Công ty chúng muốn thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán trên Phương tiện điện tử. Vì vậy để thực hiện được mục tiêu trên, SB Law đánh giá giúp chúng tôi các thuận lợi rủi ro có thể phát sinh đối với việc lưu trữ điện tử và cách thức thực hiện ký số của từng loại chứng từ (đặc biệt là chứng từ liên quan đến doanh thu chi phí)
Trả lời:
Chính phủ vừa mới ban hành Nghị định số 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Trong đó, có một số nội dung đáng chú ý và sẽ liên quan trực tiếp đến việc quyết định có sử dụng phương thức lưu trữ chứng từ kế toán trên phương tiện điện tử và sử dụng chữ ký số đối với các chứng từ kế toán. Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số công cộng được cấp bởi một Tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy đã được cấp phép;
- Người ký có nghĩa vụ kiểm tra trạng thái chứng thư số của chính mình và của tổ chức phát hành trước khi ký. Nếu ký bằng một chứng thư đã bị tạm dừng hoặc thu hồi, chữ ký đó không hợp lệ;
- Bên nhận văn bản phải kiểm tra trạng thái chứng thư số của người ký tại thời điểm ký. Do đó, nếu doanh nghiệp nhận một hóa đơn, hợp đồng, chứng từ điện tử mà không thực hiện bước kiểm tra này, và sau đó phát hiện chữ ký không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm và có thể không được chấp nhận chứng từ đó;
Dựa trên quy định mới nêu trên cùng với quy định pháp luật hiện hành về luật kế toán, hóa đơn chứng từ và lưu trữ, thời hạn lưu trữ, SBLaw đánh giá rủi ro như sau:
- Trường hợp xảy ra sai sót trong quá trình kiểm tra chữ ký số sẽ dẫn đến hậu quả là sử dụng chứng từ có chữ ký số không hợp lệ. Hệ lụi là chứng từ không hợp lệ do không đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định của Luật kế toán hoặc chữ ký số không hợp lệ, chứng từ không bảo đảm thời hạn lưu trữ 10 năm hoặc vĩnh viễn theo quy định hoặc không thể truy cập, tra cứu và in được chứng từ điện tử ra bản giấy có xác nhận khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Ảnh hưởng pháp lý về mặt thuế là chứng từ bị loại, không được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế giá trị gia tăng, bị phạt vi phạm hành chính do kê khai thuế sai và thậm chí bị truy thu thuế.
- Một số chứng từ điện tử dùng chữ ký số chỉ có hiệu lực trong thời hạn 03 năm. Trong khi đó, có những loại chứng từ kế toán đòi hỏi thời gian lưu trữ dài hơn, 10 năm hoặc vĩnh viễn. Nếu sử dụng chứng từ điện tử có chữ ký số thì buộc phải phụ thuộc vào hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của bên thứ ba và có thể sẽ bị rủi ro về thời hạn lưu trữ cũng như quyền truy cập nếu có tranh chấp hoặc sự cố về nền tảng công nghệ thông tin.
Để hạn chế được các rủi ro trên đây, đòi hỏi doanh nghiệp khi sử dụng các chứng từ điện tử có chữ ký số phải đảm bảo (i) Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ có uy tín và đã được cấp phép đầy đủ; (ii) Đảm bảo kiểm tra hiệu lực chứng thư số khi sử dụng; (iii) Quyết định sử dụng loại chữ ký số phù hợp để đảm bảo thời hạn lưu trữ phù hợp với quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán và (iv) đảm bảo có các biện pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu một cách thường xuyên và liên tục để đảm bảo không bị thất lạc hoặc mất mát dữ liệu.
Tham khảo thêm tại: Dịch vụ luật sư tư vấn thuế
