Câu hỏi:
Công ty chúng tôi có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài nhưng không thường xuyên cư trú tại Việt Nam và hiện không có Giấy phép lao động hoặc Thẻ tạm trú. Trong khi đó, tại Việt Nam có một người quản lý của công ty đã được cấp Giấy phép lao động và đang sử dụng thị thực dài hạn nhưng chưa có thẻ tạm trú và cũng chưa được người đại diện theo pháp luật ủy quyền. Trong trường hợp này, công ty chúng tôi có thể thực hiện thủ tục định danh điện tử doanh nghiệp như thế nào để bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật và thuận tiện trong thực tế?
Trả lời:
Theo quy định tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP: “Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.”
Vì vậy, kể từ 01/7/2025, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID). Vì vậy, việc đăng ký định danh điện tử cho tổ chức là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Do đó, Công ty bạn cần thực hiện thủ tục định danh điện tử doanh nghiệp.
1. Điều kiện để người nước ngoài được cấp tài khoản định danh điện tử
Theo Điều 2 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định: “Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam; tổ chức, cá nhân nước ngoài cư trú, hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam trực tiếp tham gia hoặc có liên quan đến hoạt động định danh, xác thực điện tử, căn cước điện tử.”
Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP: “Đối với người nước ngoài từ đủ 06 tuổi trở lên đã được cấp thẻ thường trú, thẻ tạm trú tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01, tài khoản định danh điện tử mức độ 02 khi có nhu cầu. Người nước ngoài dưới 06 tuổi được cấp thẻ thường trú, thẻ tạm trú tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01 khi có nhu cầu.”
Từ các quy định trên thì người nước ngoài có thể được cấp tài khoản định danh điện tử khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Đang cư trú hoặc hoạt động tại Việt Nam; và
- Đã được cấp thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam.
Do đó, theo như thông tin công ty cung cấp thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người quản lý của công ty là người nước ngoài nhưng chưa có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú, thì hai cá nhân này chưa đủ điều kiện để được cấp tài khoản định danh điện tử.
2. Chủ thể thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức
Theo khoản 1 Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP: “Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại điện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia, cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có)….”
Vì vậy theo quy định trên thì để thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của chính mình để đăng nhập và thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên do người đại diện theo pháp luật của công ty bạn chưa có tài khoản định danh mức độ 2 nên công ty bạn sẽ không thể hoàn tất thủ tục định danh điện tử cho tổ chức. Do đó, người đại diện theo pháp luật của công ty bạn cần thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02 cho người nước ngoài.
3. Quy định về việc cấp tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài
Theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 69/2024/NĐ-CP:
“2. Cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02
a) Người nước ngoài đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế và làm thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2;
b) Người nước ngoài cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin trên Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử theo mẫu TK01 ban hành kèm theo Nghị định này; trong đó cung cấp rõ số thuê bao di động chính chủ, địa chỉ thư điện tử của công dân (nếu có) và thông tin khác đề nghị tích hợp vào Ứng dụng định danh quốc gia cho cán bộ tiếp nhận;
c) Cán bộ tiếp nhận nhập thông tin người nước ngoài cung cấp vào hệ thống định danh và xác thực điện tử; thu nhận ảnh khuôn mặt, thu nhận vân tay của người nước ngoài đến để thực hiện xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh;
d) Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử tới cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử;
đ) Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký tài khoản qua Ứng dụng định danh quốc gia hoặc số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử;
e) Người nước ngoài là người dưới 14 tuổi, người được giám hộ, người được đại diện cùng người đại diện hoặc người giám hộ của mình đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh để làm thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02;
Người đại diện, người giám hộ sử dụng số thuê bao di động chính chủ của mình để kê khai, đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02 cho người nước ngoài là người từ đủ 06 tuổi đến dưới 14 tuổi, người được giám hộ, người được đại diện.”
Theo quy định trên thì trình tự thủ tục và yêu cầu người nước ngoài phải trực tiếp đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để thực hiện thủ tục cấp tài khoản mức độ 02. Tuy nhiên điều kiện để người nước ngoài có tài khoản định danh mức độ 02 là phải có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam.
Sau khi hoàn tất các bước trên, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý hồ sơ và thông báo kết quả đăng ký tài khoản.
Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết vẫn là phải có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam. Do đó, người đại diện theo pháp luật của Công ty bạn cần thực hiện việc xin cấp thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam.
Tham khảo tư vấn: Dịch vụ Doanh nghiệp
