Việc quản lý và sử dụng phí bảo trì đã được siết chặt hơn rất nhiều kể từ khi Luật Nhà ở sửa đổi 2014 ra đời và chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2015. Cũng chính vì thế, cư dân cũng phải hiểu rõ để vận dụng tốt trong mọi trường hợp, giảm thiểu tối đa các tranh chấp có thể xảy ra.
Không phải mọi trường hợp, ban quản trị được yêu cầu bàn giao phí bảo trì
Theo quy định tại Luật Nhà ở sửa đổi 2014 và các văn bản hướng dẫn dưới luật, khoản phí bảo trì này được chủ đầu tư thu vào giá bán cho phần diện tích riêng và tự nộp cho chính mình vào Quỹ Phí bảo trì chung cư, và bàn giao cho Ban quản lý Tòa nhà hoặc Ban quản trị Tòa nhà do các cư dân của Tòa nhà bầu ra.
Cũng theo luật định, trong trường hợp kinh phí này không thu đủ thì huy động từ việc đóng góp của các Chủ sở hữu – tương ứng phần diện tích sở hữu riêng của từng Chủ sở hữu (tính theo m2) tại các kỳ họp của cư dân.
Chủ đầu tư sẽ được quản lý khoản tiền này trong thời hạn tối đa 1 năm. Sau khi bầu được Ban quản trị chung cư thì chủ đầu tư sẽ phải giao toàn bộ số tiền này cho Ban quản trị quản lý, cùng với 2% giá trị của phần diện tích mà chủ đầu tư giữ lại không bán, để tiếp tục phục vụ cho công tác bảo trì phần sở hữu chung của chung cư căn hộ.
Quy định là vậy, tuy nhiên trên thực tế đã xảy ra nhiều vụ việc tranh chấp giữa Ban quản trị và chủ đầu tư khi chủ đầu tư không chịu bàn giao số tiền phí bảo trì chung cư hoặc chậm bàn giao, cũng như không chịu nộp số tiền phí bảo trì chung cư 2% của phần diện tích mà chủ đầu tư giữ lại không bán.
Xuất phát từ việc với hàng trăm hộ dân, số tiền bảo trì của một tòa nhà có thể lên tới vài chục tỷ là một con số không hề nhỏ, nên nhiều chủ đầu tư đã cố tình viện đủ mọi lý do không bàn giao Quỹ phí bảo trì là giữ lại để sử dụng vì mục đích của chính mình, chứ không phải vì cư dân.
Điều này là trái quy định pháp luật, bởi lẽ theo luật định, ngay từ đầu là việc thu phí bảo trì là việc của chủ đầu tư. Sau 1 năm thì bàn giao lại cho Ban Quản trị. Nếu ban quản trị sử dụng không đúng, không minh bạch theo quy định của pháp luật thì Ban Quản trị tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, chủ đầu tư đã hết quyền và hết nghĩa vụ kể từ khi Ban Quản trị được thành lập và được chính quyền địa phương thừa nhận.
Tất nhiên, vẫn phải nói thêm, thực tế trong các tranh chấp phát sinh liên quan đến quỹ bảo trì thời gian vừa qua, cũng có nhiều lý do khác khiến cho việc chủ đầu tư chưa thể bàn giao được phí bảo trì chung cư, và dẫn đến các tranh chấp phát sinh.
Cụ thể, có trường hợp chủ đầu tư viện cớ là Ban quản trị chưa được cơ quan công an cấp con dấu nên chưa đủ tư cách để nhận bàn giao tiền; có trường hợp thì chủ đầu tư lại lấy lý do Quy chế quản lý và chi tiêu Quỹ bảo trì do Ban Quản trị đưa ra không đủ minh bạch, không có căn cứ nên không bàn giao với các cớ là để bảo vệ cư dân; có trường hợp chủ đầu tư lại viện nguyên do là quy định của pháp luật về việc bàn giao quỹ bảo trì chưa rõ ràng, số tiền không nhỏ nên chưa bàn giao, chờ đến khi quy định rõ ràng thì sẽ bàn giao; hoặc trường hợp thì chủ đầu tư lại bàn giao theo kiểu bớt xén, bàn giao từng chút từng chút một.
Đây chính là điều mà cư dân tòa nhà cần lưu ý, để tránh việc chủ đầu tư lợi dụng điều này và chây ì bàn giao phí bảo trì.
Muốn quản lý tốt phải xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ trong Quy chế
Theo hướng dẫn của Bộ xây dựng về mẫu Quy chế Quản trị thì khi Ban Quản trị được thành lập, họ sẽ phải ban hành Quy chế chi tiêu Quỹ bảo trì theo hướng dẫn của Bộ xây dựng, trong đó đã quy định sẵn cơ chế giám sát của cư dân tòa nhà.
Ban Quản trị là do chính các cư dân bầu ra, cũng chính là các thành viên trong Tòa nhà – các cư dân, nên bản thân họ chính là người đại diện của tập thể cư dân. Việc chi tiêu được thực hiện theo Quy chế, và có cơ chế công khai minh bạch để các cư dân giám sát nếu muốn.
Hiện tại, quy chế chi tiêu Quỹ bảo trì chung cư của các tòa nhà đều có chung quy định về việc Ban Quản trị sẽ cập nhật đến toàn bộ cư dân tình hình sử dụng Quỹ bảo trì hàng tháng. Tuy nhiên, để đảm bảo hơn việc sử dụng phí bảo trì chung cư đúng mục đích, khi xây dựng quy chế tòa nhà sau khi đã bầu được Ban quản trị, cư dân nên thêm các yêu cầu được quyền đề xuất Ban Quản trị xuất trình các chứng từ về các khoản chi tiêu khi cần thiết.
Cũng tương ứng theo đó, quy trình xét duyệt từng khoản chi lấy ra từ Quỹ phí bảo trì cũng cần được quy định một cách rõ ràng, cụ thể trong Quy chế của mỗi Tòa nhà để mang tính thống nhất chung giữa tất cả cư dân, hạn chế những tranh cãi mỗi khi xảy ra tranh chấp không đáng có.
Thay đổi thành viên Ban quản trị phải tuân thủ theo đúng luật
Về trường hợp ban quản trị có sự xáo trộn về thành viên, do đây là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động dưới mô hình ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, nên khi có sự thay đổi các thành viên trong ban quản trị, pháp nhân đấy vẫn cò vai trò và trách nhiệm không thay đổi.
Tuy nhiên, để kiện toàn lại nhân sự Ban quản trị khi có sự thay đổi, cần triệu tập và tổ chức cuộc họp của Hội nghị các thành viên để thực hiện bầu bổ sung cho Ban quản trị. Ở đây sẽ có hai trường hợp để tổ chức Ban quản trị.
Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Hợp tác xã. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Ban quản trị nhà chung cư có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp họp hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban quản trị.
Như vậy, nếu có sự thay đổi về thành viên của Ban Quản trị thì việc thay đổi đó cũng thực hiện theo quy định của pháp luật đối với từng mô hình hoạt động của Ban quản trị là Hợp tác xã hay công ty cổ phần. Việc quản lý, sử dụng và chi tiêu vẫn thực hiện theo Quy chế do Hội nghị nhà chung cư thông qua từ khi thành lập Ban Quản trị.
