Câu hỏi: Tôi là người phụ trách nhân sự của một công ty dịch vụ. Công ty đang áp dụng lương tháng cố định 10.000.000 đồng cho người lao động làm việc đủ 8 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, một số người lao động thường xuyên đi làm trễ và Ban giám đốc muốn chỉ trả lương theo thời gian làm việc thực tế và không trả cho thời gian đi trễ tính theo phút. Cho tôi hỏi liệu cách xử lý tình huống này có hợp pháp và có thể cơ cấu lại tiền lương như thế nào?

Trả lời:

Khái niệm: Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trên cơ sở hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán theo BLLĐ 2019. Việc xử lý người lao động đi làm trễ phải dựa trên cơ chế trả lương đã thỏa thuận và chỉ được khấu trừ lương trong phạm vi luật cho phép, đồng thời có thể thiết kế thêm phần lương hiệu suất gắn với kết quả và mức độ tuân thủ nội quy.

1. Hình thức trả lương

Điều 96 BLLĐ 2019 và khoản 1 Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cho phép Công ty và người lao động thỏa thuận trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, phù hợp với tính chất công việc và điều kiện sản xuất kinh doanh.

Với mức lương 10.000.000 đồng/tháng, thời giờ làm việc 8 giờ/ngày, có thể xác định Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian theo tháng, căn cứ vào thời giờ làm việc tiêu chuẩn đã ghi trong hợp đồng lao động.

Nếu Công ty muốn chuyển sang hình thức trả lương theo giờ hoặc theo ca, hoàn toàn có thể thực hiện, nhưng phải sửa đổi hợp đồng lao động và quy chế trả lương, bảo đảm phù hợp Điều 33 và Điều 93 BLLĐ 2019.

2. Nghĩa vụ trả lương và giới hạn khấu trừ lương

Theo Điều 94 và Điều 95 BLLĐ 2019:

• Công ty phải trả lương đầy đủ, đúng hạn,
• Không được tự ý cắt giảm hoặc khấu trừ lương nếu không có căn cứ pháp luật.

Việc không trả lương cho thời gian NLĐ đi trễ được xem là khấu trừ lương trái quy định, nếu HĐLĐ đang thỏa thuận trả lương theo tháng cho 8 giờ/ngày.

Tuy nhiên, nếu Công ty thỏa thuận trả lương theo giờ hoặc theo ca, được quy định rõ trong HĐLĐ, thì việc chỉ trả theo thời gian làm việc thực tế là hợp pháp và không bị xem là khấu trừ lương.

Theo đó, Điều 102 BLLĐ chỉ cho phép khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của Công ty. Ngoài trường hợp này, Công ty không được khấu trừ lương vì lý do đi trễ, nếu làm trái có thể phát sinh tranh chấp lao động và bị xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, nếu Công ty muốn kiểm soát tình trạng đi trễ thì cần lựa chọn biện pháp khác thay vì khấu trừ trực tiếp vào lương cố định đã thỏa thuận.

3. Các phương án xử lý tình trạng người lao động đi trễ:

Phương án 1: Xử lý theo hướng kỷ luật lao động (Giữ nguyên cơ chế lương).

Công ty vẫn coi hành vi đi trễ là hành vi vi phạm kỷ luật lao động (đã được quy định trong Nội quy lao động). Tùy vào mức độ và tần suất vi phạm, Công ty có thể áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.

Ví dụ: Đi trễ từ 3 lần/tháng sẽ bị khiển trách bằng văn bản; vi phạm nhiều lần trong tháng có thể bị kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng.

Ưu điểm: Phương án này giúp Công ty hạn chế tình trạng NLĐ đi làm trễ, hoàn toàn đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro bị coi là khấu trừ lương trái luật.

Phương án 2: Xây dựng lại cơ cấu lương thành hai thành phần (Phương án khuyến nghị).

Thay vì khấu trừ vào lương cố định, Công ty có thể tái cấu trúc tiền lương của NLĐ thành hai phần rõ rệt:

(i) Lương cơ bản (Lương cứng): Đây là khoản lương cố định NLĐ nhận được khi hoàn thành đủ ngày công, bất kể hiệu suất. Mức lương này ít nhất phải bằng mức lương tối thiểu vùng theo quy định.

(ii) Lương hiệu suất (Lương mềm/biến đổi): Đây là khoản lương biến đổi, được tính toán dựa trên kết quả và hiệu suất làm việc thực tế của NLĐ trong kỳ tính lương (tháng).

Để áp dụng cơ chế này nhằm xử lý việc đi trễ, Công ty cần:

• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu suất (KPIs): Công cụ để đánh giá hiệu suất làm việc của NLĐ phải bao gồm các tiêu chí rõ ràng, trong đó có tiêu chí về "Tuân thủ Nội quy lao động và thời gian làm việc".
• Cơ chế giảm trừ: Khi NLĐ vi phạm thời gian làm việc (đi muộn, về sớm), họ sẽ bị trừ điểm trong tiêu chí tuân thủ. Việc này sẽ dẫn đến kết quả đánh giá hiệu suất chung bị giảm sút.
• Kết quả: Lương hiệu suất của NLĐ sẽ bị giảm tương ứng với kết quả đánh giá hiệu suất. Đây là việc NLĐ "không đạt" được mức lương hiệu suất tối đa, chứ không phải là hành vi Công ty "khấu trừ" vào lương cơ bản, do đó sẽ phù hợp với quy định của pháp luật.

Lưu ý:

Để phương án 2 được thực thi hợp pháp, Công ty bắt buộc phải thể chế hóa toàn bộ cơ chế này bằng cách xây dựng, ban hành và đăng ký Quy chế lương thưởng (hoặc Quy chế trả lương, Quy chế đánh giá hiệu suất) mới.

Quy chế này phải quy định chi tiết:

• Cấu trúc lương (tỷ lệ Lương cơ bản và Lương hiệu suất).
• Các tiêu chí đánh giá hiệu suất (KPIs), bao gồm tiêu chí về thời gian làm việc.
• Cách thức chấm công, ghi nhận vi phạm và quy đổi ra điểm/kết quả hiệu suất.
• Công thức tính toán Lương hiệu suất dựa trên kết quả đánh giá.

Quy chế này cần được tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và phải được thông báo công khai, minh bạch cho toàn thể NLĐ trước khi áp dụng.

Tham khảo tư vấn : Dịch vụ Lao động và việc làm