Câu hỏi: Sau khi dời sang địa điểm mới, Ban lãnh đạo Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty tôi tại Đồng Nai muốn tận dụng không gian văn phòng cũ để làm nơi lưu hàng tạm thời – một “kho trung gian” cho khách hàng tới nhận hàng. Theo đó, hàng hóa từ kho chính của công ty tại TP. HCM sẽ được chuyển đến VPĐD tại Đồng Nai, khách hàng có thể đến lấy hàng tại đây trong vòng vài ngày. Tuy nhiên, chứng từ xuất hàng vẫn đứng tên trụ sở chính, và VPĐD không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp.
Vậy, việc bố trí chức năng kho trung gian tại văn phòng đại diện có phù hợp quy định pháp luật hiện hành?
Trả lời:
Liên quan đến thắc mắc của anh/chị về việc Văn phòng đại diện tại Đồng Nai có thể kiêm thêm chức năng làm kho trung gian, SB Law xin phép được tư vấn như sau:
1. Cơ sở pháp lý liên quan đến chức năng của văn phòng đại diện
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, không thực hiện chức năng kinh doanh. Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động như xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thị trường… nhưng không được tiến hành các hoạt động có tính chất sinh lợi như mua bán hàng hóa, lưu kho – xuất hàng,... Những hoạt động này chỉ được thực hiện bởi trụ sở chính hoặc chi nhánh/địa điểm kinh doanh.
2. Nhận định pháp lý về việc đặt kho trung gian tại VPĐD
Mặc dù về mặt hình thức, hàng hóa được điều chuyển từ kho chính và chứng từ vẫn đứng tên trụ sở chính, tuy nhiên, việc bố trí hàng hóa thực tế tại VPĐD để khách hàng đến lấy vẫn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý sau:
- Vượt quá phạm vi hoạt động hợp phápcủa VPĐD theo luật định. Việc lưu trữ hàng hóa, tổ chức cho khách đến nhận hàng mang dấu hiệu của hoạt động kinh doanh thực tế, không phù hợp với chức năng "không sinh lợi" của văn phòng đại diện.
- Rủi ro bị xử phạt hành chính: Trong trường hợp cơ quan quản lý thị trường, cơ quan thuế hoặc lực lượng chức năng kiểm tra thực tế, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm do sử dụng VPĐD không đúng chức năng, đặc biệt nếu không chứng minh được tính chất “phi lợi nhuận” của hoạt động lưu kho.
- Vấn đề về quản lý hàng hóa: Việc lưu trữ hàng tại VPĐD có thể phát sinh các yêu cầu liên quan đến an toàn PCCC, bảo quản hàng hóa, và trách nhiệm vật chất trong trường hợp có rủi ro xảy ra. Các yếu tố này thường không nằm trong phạm vi chuẩn bị của một văn phòng đại diện.
3. Đề xuất phương án hợp lý
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xem xét phương án thành lập "địa điểm kinh doanh" tại địa chỉ cũ của VPĐD Đồng Nai, với chức năng chính là lưu kho – trung chuyển hàng hóa. Việc này giúp:
- Hợp pháp hóa chức năng lưu kho:Địa điểm kinh doanh được phép thực hiện các hoạt động hỗ trợ kinh doanh (bao gồm lưu trữ hàng hóa), không bị giới hạn như văn phòng đại diện.
- Tạo thuận tiện cho hoạt động giao nhận hàng:Khách hàng có thể lấy hàng tại nơi gần mình hơn mà không phát sinh vi phạm pháp lý.
Phòng tránh rủi ro về thuế và xử lý hành chính: Khi được pháp luật thừa nhận về mặt chức năng, doanh nghiệp không còn lo ngại khi có đoàn kiểm tra hoặc thanh tra định kỳ.
