Câu hỏi:
Chúng tôi đang cân nhắc áp dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động của doanh nghiệp. Rất mong SB Law tư vấn giúp chúng tôi về các rủi ro pháp lý liên quan?
Trả lời:
Về việc sử dụng hợp đồng điện tử, đặc biệt là trong bối cảnh Nghị định số 23/2025/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ tin cậy vừa được ban hành gần đây.
Nghị định mới này đưa ra một số nội dung quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của chúng ta. Cụ thể, doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải sử dụng chữ ký số công cộng do các nhà cung cấp được cấp phép cung cấp. Đồng thời, cả người ký và người nhận đều có nghĩa vụ kiểm tra tình trạng hiệu lực của chứng thư số tại thời điểm ký kết. Ngoài ra, phần mềm ký và xác minh chữ ký số cũng phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cụ thể do Bộ Thông tin và Truyền thông quy định.
Căn cứ theo các quy định mới nêu trên và các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc lưu trữ và thời hạn lưu giữ chứng từ, chúng tôi có một số lưu ý về rủi ro tiềm ẩn nếu áp dụng hợp đồng điện tử. Nếu xảy ra sai sót trong việc xác minh hiệu lực của chữ ký số, tài liệu có thể bị coi là không hợp lệ, và do đó không đáp ứng được thời hạn lưu trữ 10 năm hoặc vĩnh viễn theo quy định của Luật Kế toán. Điều này có thể dẫn đến các hệ quả pháp lý nghiêm trọng về thuế, bao gồm việc không được tính chi phí hợp lệ, bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế.
Bên cạnh đó, mặc dù một số tài liệu điện tử có chữ ký số chỉ cần lưu trữ trong thời hạn ba năm, nhưng nhiều loại chứng từ kế toán lại bắt buộc phải lưu giữ trong thời hạn 10 năm hoặc vĩnh viễn. Việc phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin của bên thứ ba để quản lý hợp đồng điện tử cũng tiềm ẩn rủi ro liên quan đến việc duy trì thời hạn lưu trữ và quyền truy cập trong trường hợp có tranh chấp hoặc sự cố nền tảng.
Tham khảo thêm tại: Dịch vụ Luật sư tư vấn
