Câu hỏi: Hiện bên em đang tìm hiểu thêm để triển khai các giấy tờ, hợp đồng điện tử với nhân viên. Nhờ Luật sư tư vấn giúp em về luật pháp, việc triển khai sử dụng các giấy tờ trên có hợp lý và có gì cần lưu ý không khi sử dụng dùng cho các bên, thanh tra nếu cần nhé ạ.
Công ty luật SBLAW cảm ơn quý khách hàng đã gửi câu hỏi cho chúng tôi. Về vấn đề này, SBLAW xin tư vấn như sau:
Việc các Bên tự nguyện thỏa thuận giao kết các giấy tờ, hợp đồng nêu trên thông qua phương tiện điện tử (Sau đây gọi tắt là "hợp đồng điện tử") là hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật và có giá trị như văn bản giấy thông thường theo quy định tại điều 33,34,35 Luật giao dịch điện từ 2005, điều 14 Bộ luật Lao động 2019 và Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, hợp đồng điện tử là một dạng hình thức của hợp đồng, có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản.
Các lưu ý khi sử dụng phương tiện điện tử để giao kết hợp đồng:
+ Các Bên cần thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện Hợp đồng.
+ Các Bên cần thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến các hợp đồng điện tử.
+ Các bên cần thỏa thuận về việc nhận, gửi; thời điểm nhận, gửi hợp đồng điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện. (tham khảo quy định tại các Điều 17, 18, 19 và 20 Luật Giao dịch điện tử 2005).
“Điều 17. Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dư liệu
Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:
- Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo;
- Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.
Điều 18. Nhận thông điệp dữ liệu
- Người nhận thông điệp dữ liệu là người được chỉ định nhận thông điệp dữ liệu từ người khởi tạo thông điệp dữ liệu nhưng không bao hàm người trung gian chuyển thông điệp dữ liệu đó.
- Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì việc nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:
- a) Người nhận được xem là đã nhận được thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin do người đó chỉ định và có thể truy cập được;
- b) Người nhận có quyền coi mỗi thông điệp dữ liệu nhận được là một thông điệp dữ liệu độc lập, trừ trường hợp thông điệp dữ liệu đó là bản sao của một thông điệp dữ liệu khác mà người nhận biết hoặc buộc phải biết thông điệp dữ liệu đó là bản sao;
- c) Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu, người khởi tạo có yêu cầu hoặc thoả thuận với người nhận về việc người nhận phải gửi cho mình thông báo xác nhận khi nhận được thông điệp dữ liệu thì người nhận phải thực hiện đúng yêu cầu hoặc thoả thuận này;
- d) Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu, người khởi tạo đã tuyên bố thông điệp dữ liệu đó chỉ có giá trị khi có thông báo xác nhận thì thông điệp dữ liệu đó được xem là chưa gửi cho đến khi người khởi tạo nhận được thông báo của người nhận xác nhận đã nhận được thông điệp dữ liệu đó;
đ) Trường hợp người khởi tạo đã gửi thông điệp dữ liệu mà không tuyên bố về việc người nhận phải gửi thông báo xác nhận và cũng chưa nhận được thông báo xác nhận thì người khởi tạo có thể thông báo cho người nhận là chưa nhận được thông báo xác nhận và ấn định khoảng thời gian hợp lý để người nhận gửi xác nhận; nếu người khởi tạo vẫn không nhận được thông báo xác nhận trong khoảng thời gian đã ấn định thì người khởi tạo có quyền xem là chưa gửi thông điệp dữ liệu đó.
Điều 19. Thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu
Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:
- Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định; nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận;
- Địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.
Điều 20. Gửi, nhận tự động thông điệp dữ liệu
Trong trường hợp người khởi tạo hoặc người nhận chỉ định một hoặc nhiều hệ thống thông tin tự động gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu thì việc gửi, nhận thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định tại các điều 16, 17, 18 và 19 của Luật này.”
+ Lưu ý về chữ ký trên hợp đồng điện tử: Chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử bao gồm: chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan và chữ ký điện tử khác. Các Bên nên thống nhất việc sử dụng loại chữ ký nào trong việc giao kết các Hợp đồng điện tử.
+ Công ty nên có ứng dụng phần mềm hệ thống để tạo lập, lưu trữ, kiểm tra, sử dụng khi cần thiết và cho việc thanh tra, kiểm tra của Cơ quan nhà nước.
