Câu hỏi: Chúng tôi là một công ty nước ngoài hiện đã thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Hiện nay, chúng tôi có nhu cầu thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện mới là người nước ngoài để hợp thức hóa việc làm của người này tại Việt Nam. Vui lòng cho chúng tôi biết trình tự, hồ sơ và các yêu cầu pháp lý liên quan.
Trả lời:
Theo những gì quý khách hàng đã cung cấp, chúng tôi xin tư vấn như sau:
Người được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện là người nước ngoài, giữ vai trò nhà quản lý, thuộc đối tượng phải xin Giấy phép lao động theo Điểm i Khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Người này không thuộc diện được miễn theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
1.Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài trong trường hợp người lao động là Trưởng văn phòng đại diện, gồm:
-Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động.
-Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ hoặc giấy chứng nhận có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
-Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp; hoặc Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
-Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, bao gồm:
+ Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương;
+ Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
-02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
-Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
-Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
-Văn bản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc.
Cơ sở pháp lý: Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, và 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP
Lưu ý: Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt, trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
2.Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Bước 1. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Bước 2. Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ.
Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết theo yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó. Hợp đồng lao động là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Cơ sở pháp lý: Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP
Việc xin Giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện là người nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục bắt buộc, nhằm đảm bảo tính hợp pháp trong việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật, thực hiện đúng trình tự thủ tục và tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ. Việc nắm rõ căn cứ pháp lý, cũng như các yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, sẽ giúp quá trình xin cấp giấy phép diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
