Xin chào, công ty tôi hiện đang sử dụng một lao động nước ngoài. Hiện tại, đã hết hạn hợp đồng lao động được ký kết giữa các bên và người lao động đang chuẩn bị về nước. Tuy nhiên, giấy phép lao động (Work Permit) và thẻ tạm trú (TRC) của họ vẫn còn thời hạn khá dài. Trong trường hợp này, công ty chúng tôi cần phải thực hiện những thủ tục gì theo quy định pháp luật?
Trả lời
Căn cứ khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động:
“1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.”
Theo đó, căn cứ khoản 2 Điều 156 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực:
“2. Chấm dứt hợp đồng lao động.”
Từ các quy định trên, có thể khẳng định rằng: khi hợp đồng lao động giữa Công ty và người lao động nước ngoài chấm dứt, thì đây đồng thời là căn cứ pháp lý làm giấy phép lao động của người này hết hiệu lực, bất kể thời hạn ghi trên giấy phép vẫn còn. Điều này đặt ra nghĩa vụ cho doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thu hồi và nộp lại giấy phép lao động theo đúng quy định pháp luật.
1. Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài.
a, Đối với Giấy phép lao động
Căn cứ khoản 1 Điều 30 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về trường hợp bị thu hồi giấy phép lao động như sau:
“1. Giấy phép lao động hết hiệu lực theo quy định tại các khoản 2, 3, 4, 5, 6 và 7 Điều 156 của Bộ luật Lao động.”
Theo đó khoản 1 Điều 31 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về trình tự thu hồi giấy phép lao động:
“1. Đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định này, trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động thu hồi giấy phép lao động để nộp lại cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động kèm theo văn bản báo cáo trường hợp thu hồi. Trường hợp không thu hồi được phải nêu rõ lý do.”.
Từ các quy định trên, khi người lao động nước ngoài và công ty chấm dứt hợp đồng lao động là căn cứ trực tiếp làm giấy phép lao động hết hiệu lực thì giấy phép lao động của người lao động bắt buộc phải được thu hồi. Vì vậy, trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm thu hồi và nộp lại giấy phép lao động cho cơ quan có thẩm quyền, đồng thời báo cáo đầy đủ; trường hợp không thu hồi được phải nêu rõ lý do theo quy định.
b, Đối với thẻ tạm trú (“TRC”)
Căn cứ theo điểm e khoản 2 Điều 45 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, sửa đổi bổ sung 2019, sửa đổi bổ sung 2023 quy định:
“e) Thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về việc người nước ngoài được cấp giấy tờ có giá trị nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú còn thời hạn nhưng không còn nhu cầu bảo lãnh trong thời gian tạm trú tại Việt Nam và phối hợp với cơ quan chức năng yêu cầu người nước ngoài xuất cảnh.”
Theo đó, căn cứ Điều 6 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, sửa đổi bổ sung 2019, sửa đổi bổ sung 2023 quy định: “Thu hồi, hủy bỏ giấy tờ có giá trị nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp
Người nước ngoài có hành vi vi phạm quy định tại các khoản 3, 4, 5 và 6 Điều 5; khoản 3 Điều 21; điểm b khoản 2 Điều 44 của Luật này thì bị thu hồi, hủy bỏ giấy tờ có giá trị nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam.”
Bên cạnh đó, căn cứ điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, sửa đổi bổ sung 2019, sửa đổi bổ sung 2023 quy định về quyền, nghĩa vụ của người nước ngoài như sau:
“2. Người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam có các nghĩa vụ sau đây:
...
b) Hoạt động tại Việt Nam phải phù hợp với mục đích nhập cảnh;”
Theo đó, khi người lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động với công ty, mục đích cư trú theo diện lao động không còn. Việc cư trú theo TRC còn thời hạn nhưng không còn đúng mục đích nhập cảnh là hành vi thuộc trường hợp có thể bị thu hồi TRC theo thẩm quyền của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh quy định tại Điều 6 nêu trên.
Như vậy, đối với thẻ tạm trú còn thời hạn, công ty có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về việc không còn nhu cầu bảo lãnh và phối hợp để cơ quan chức năng tiến hành thủ tục thu hồi TRC, đồng thời yêu cầu người lao động xuất cảnh theo đúng quy định pháp luật.
2. Trong trường hợp, doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục, hậu quả là gì?
Căn cứ điểm a khoản 6, Điều 18 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định: “6. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Làm thủ tục mời, bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam nhưng không thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của pháp luậthoặc khai không đúng sự thật khi làm thủ tục mời, bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam;”
Theo đó, căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền tối đa, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính, như sau:
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.”.
Như vậy, trong trường hợp công ty bảo lãnh cho người lao động nước ngoài nhập cảnh và cư trú tại Việt Nam theo diện lao động, nhưng khi người lao động chấm dứt hợp đồng và không còn làm việc tại Việt Nam mà công ty không thực hiện nghĩa vụ thông báo về việc không còn nhu cầu bảo lãnh, không thu hồi và không nộp lại thẻ tạm trú cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, thì công ty có thể bị áp dụng mức xử phạt theo điểm a khoản 6 Điều 18 nêu trên. Đối với tổ chức, mức phạt áp dụng sẽ là từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng (gấp đôi mức xử phạt đối với cá nhân).
Tham khảo tư vấn : Dịch vụ Lao động và việc làm
