Tình huống: Tôi hiện đang là Giám đốc Công ty Xây dựng B sản xuất và cung cấp vật liệu xây dựng. Hiện nay, chúng tôi có dự định nhập khẩu vật liệu xây dựng, thiết kế nội thất là dòng gạch ốp lát cao cấp. Để đảm bảo sản phẩm đúng quy định pháp luật Việt Nam, cơ quan hành chính yêu cầu Công ty tôi công bố hợp quy chất lượng sản phẩm. Xin hỏi Luật sư: Công bố hợp quy là gì? Tôi có cần thực hiện trình tự, thủ tục công bố gồm những bước không và tôi cần chuẩn bị những loại giấy tờ, hồ sơ gì?
Trả lời:
Tổng quan về Công bố hợp quy
Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN quy định: “Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.”
Điều 12 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN nêu nguyên tắc áp dụng của công bố hợp chuẩn như sau:
- Đối tượng của công bố hợp quy là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành hoặc được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành
- Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc.
- Đối với hàng hóa nhập khẩu, hoạt động công bố hợp quy (quy định tại Thông tư này) là việc tổ chức thực hiện quy định kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
- Việc công bố phù hợp quy chuẩn kỹ thuật dựa trên một trong các biện pháp sau:
- Kết quả chứng nhận hợp của tổ chức chứng nhận được chỉ định;
- Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức công bố hợp quy.
- Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được thừa nhận theo quy định của pháp luật
Lưu ý:
- Việc thử nghiệm phục vụ đánh giá hợp quy được thực hiện tại tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.
- Trường hợp sử dụng kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài thì tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài phải được thừa nhận theo quy định của pháp luật hoặc được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chỉ định.
- Trường hợp sản phẩm, hàng hóa được quản lý bởi nhiều quy chuẩn kỹ thuật khác nhau thì tổ chức phải thực hiện việc đăng ký bản công bố hợp quy tại các cơ quan chuyên ngành tương ứng và dấu hợp quy chỉ được sử dụng khi sản phẩm, hàng hóa đó đã thực hiện đầy đủ các biện pháp quản lý theo quy định tại các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Cơ sở pháp lý: Điều 12 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2017/TT-BKHCN
Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy
Theo Điều 14 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, yêu cầu tổ chức công bố hợp quy lập hồ sơ công bố hợp quy và nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới cơ quan chuyên ngành là cơ quan chuyên môn do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định, giao trách nhiệm.
Theo đó, tuy vào từng trường hợp, thành phần hồ sơ được quy định như sau:
- Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ nhất), hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ - Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN);
- Báo cáo tự đánh giá gồm các thông tin sau:
- Tên tổ chức; địa chỉ; điện thoại, fax;
- Tên sản phẩm, hàng hóa;
- Số hiệu quy chuẩn kỹ thuật;
- Kết luận sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật;
- Cam kết chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa và kết quả tự đánh giá.
Lưu ý: Báo cáo tự đánh giá dựa trên kết quả tự thực hiện của tổ chức hoặc dựa trên kết quả đánh giá của tổ chức đánh giá sự phù hợp đã đăng ký.
- Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ ba), hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ - Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN);
- Bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng kèm theo mẫu dấu hợp quy do tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho tổ chức.
Cơ sở pháp lý: Điều 14 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
Trình tự công bố hợp quy
Doanh nghiệp của Quý khách thực hiện công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu. Theo đó, tại Điều 13 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, tùy vào từng trường hợp mà thủ tục công bố hợp quy sẽ được thực hiện với yêu cầu cụ thể như sau:
- Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá (điểm b khoản 1 Điều 13 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN)
- Tổ chức đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu với các thông tin sau: tên tổ chức nhập khẩu, địa chỉ, điện thoại, fax; tên hàng hóa, nhãn hiệu, kiểu loại; đặc tính kỹ thuật; xuất xứ, nhà sản xuất; khối lượng, số lượng; cửa khẩu nhập; thời gian nhập; hợp đồng (Contract); danh mục hàng hóa (Packing list); hóa đơn (Invoice); vận đơn (Bill of Lading); tờ khai hàng hóa nhập khẩu; số hiệu quy chuẩn kỹ thuật; cam kết chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Lưu ý: Trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi đã đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu trên bản đăng ký của tổ chức, tổ chức sẽ được xác nhận bởi cơ quan chuyên ngành.
- Tổ chức nộp bản đăng ký có xác nhận của cơ quan chuyên ngành cho cơ quan hải quan để được phép thông quan hàng hóa.
- Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ ngày thông quan hàng hóa, tổ chức phải nộp kết quả tự đánh giá cho cơ quan chuyên ngành.
Lưu ý: Tổ chức phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả tự đánh giá và đảm bảo hàng hóa phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng. Trường hợp hàng hóa không phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng, tổ chức phải kịp thời báo cáo cơ quan chuyên ngành, đồng thời tổ chức việc xử lý, thu hồi hàng hóa này theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được thừa nhận (“tổ chức chứng nhận”) (điểm b khoản 2 Điều 13 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN)
- Tổ chức đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu với các thông tin sau: tên tổ chức nhập khẩu, địa chỉ, điện thoại, fax; tên hàng hóa, nhãn hiệu, kiểu loại; đặc tính kỹ thuật; xuất xứ, nhà sản xuất; khối lượng, số lượng; cửa khẩu nhập; thời gian nhập; hợp đồng (Contract); danh mục hàng hóa (Packing list); hóa đơn (Invoice); vận đơn (Bill of Lading); tờ khai hàng hóa nhập khẩu; số hiệu quy chuẩn kỹ thuật; cam kết chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Lưu ý: Trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi đã đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu trên bản đăng ký của tổ chức, tổ chức sẽ được xác nhận bởi cơ quan chuyên ngành.
- Tổ chức nộp bản đăng ký có xác nhận của cơ quan chuyên ngành cho cơ quan hải quan để được phép thông quan hàng hóa.
- Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ ngày thông quan hàng hóa, tổ chức phải nộp bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật cho cơ quan chuyên ngành.
Trường hợp, hàng hóa đã được tổ chức chứng nhận đánh giá tại nước xuất khẩu, trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày thông quan, tổ chức phải nộp bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật cho cơ quan chuyên ngành.
Lưu ý: Tổ chức phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả tự đánh giá và đảm bảo hàng hóa phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng. Trường hợp hàng hóa không phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng, tổ chức phải kịp thời báo cáo cơ quan chuyên ngành, đồng thời tổ chức việc xử lý, thu hồi hàng hóa này theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận được chỉ định (điểm b khoản 3 Điều 13 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN)
- Tổ chức đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu với các thông tin sau: tên tổ chức nhập khẩu, địa chỉ, điện thoại, fax; tên hàng hóa, nhãn hiệu, kiểu loại; đặc tính kỹ thuật; xuất xứ, nhà sản xuất; khối lượng, số lượng; cửa khẩu nhập; thời gian nhập; hợp đồng (Contract); danh mục hàng hóa (Packing list); hóa đơn (Invoice); vận đơn (Bill of Lading); tờ khai hàng hóa nhập khẩu; số hiệu quy chuẩn kỹ thuật; cam kết chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa kèm theo bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật của tổ chức chứng nhận được chỉ định
- Cơ quan chuyên ngành cấp Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
- Sau khi có Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu, tổ chức nộp bản sao y bản chính Thông báo này cho cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa.
Cơ sở pháp lý: Điều 13 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
Xử lý hồ sơ công bố hợp quy:
Tại Điều 15 Thông tư 28/2012/BKHCN, sau khi đăng ký hồ sơ công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành, việc xử lý hồ sơ công bố hợp quy được thực hiện theo các trường hợp như sau
- Hồ sơ không đầy đủ:Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp quy, cơ quan chuyên ngành thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức công bố hợp quy. Sau thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chuyên ngành gửi văn bản đề nghị mà hồ sơ công bố hợp quy không được bổ sung đầy đủ theo quy định, cơ quan chuyên ngành có quyền hủy bỏ việc xử lý đối với hồ sơ này.
- Hồ sơ đầy đủ: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp quy, cơ quan chuyên ngành tổ chức kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công bố hợp quy:
- Hồ sơ công bố hợp quy đầy đủ và hợp lệ: Cơ quan chuyên ngành ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy cho tổ chức công bố hợp quy
Lưu ý: Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy có giá trị theo giá trị của giấy chứng nhận hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp hoặc có giá trị ba (03) năm kể từ ngày lãnh đạo tổ chức ký xác nhận báo cáo đánh giá hợp quy (đối với trường hợp tổ chức tự đánh giá hợp quy);
- Hồ sơ công bố hợp quy đầy đủ nhưng không hợp lệ: Cơ quan chuyên ngành thông báo bằng văn bản cho tổ chức công bố hợp quy về lý do không tiếp nhận hồ sơ.
Cơ sở pháp lý: Điều 15 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
