Câu hỏi:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các loại tài liệu liên quan đến lao động (như hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự…) trong bao lâu? Có sự khác nhau về thời hạn lưu trữ giữa từng loại tài liệu hay không?
Trả lời:
Về vấn đề thời hạn lưu trữ tài liệu lao động, sau khi rà soát các quy định pháp luật hiện hành, SB Law làm rõ các mốc thời gian như sau:
Pháp luật Việt Nam không quy định một thời hạn chung cho tất cả tài liệu lao động, mà phải chia theo bản chất của tài liệu (là chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, hay hồ sơ BHXH)
1. Nhóm 1: Tài liệu Kế toán (Lưu trữ TỐI THIỂU 10 NĂM)
Đây là các tài liệu quan trọng nhất, dùng làm căn cứ trực tiếp để hạch toán chi phí và lập báo cáo tài chính.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Kế toán).
- Các tài liệu bao gồm:
- Bảng lương, bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng chấm công (nếu dùng làm căn cứ trực tiếp để lập bảng lương).
- Phiếu chi lương, phiếu chi thưởng, ủy nhiệm chi chuyển khoản lương (và các chứng từ ngân hàng liên quan).
- Các chứng từ kế toán khác liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ.
2. Nhóm 2: Hồ sơ nhân sự (Lưu trữ TỐI THIỂU 5 NĂM sau khi chấm dứt)
Đây là các tài liệu thuộc hồ sơ nhân sự, không phải là chứng từ kế toán trực tiếp.
- Căn cứ pháp lý: Khoản 3, Điều 15, Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025).
- Luật quy định: "Tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn... thì được lưu trữ với thời hạn tối thiểu là 05 năm, kể từ năm công việc kết thúc."
- Các tài liệu bao gồm:
- Hợp đồng lao động và các phụ lục.
- Quyết định (tuyển dụng, bổ nhiệm, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng...).
- Sơ yếu lý lịch, văn bằng...
- Khuyến nghị của SB Law: Mặc dù luật chỉ yêu cầu tối thiểu 5 năm sau khi nghỉ việc, nhưng HĐLĐ lại là căn cứ để lập Bảng lương (lưu 10 năm) và giải quyết chế độ BHXH (lưu lâu dài). Để đảm bảo an toàn và đồng bộ, chúng ta nên lưu hồ sơ nhân sự ít nhất 10 năm kể từ khi người lao động chấm dứt hợp đồng.
3. Nhóm 3: Tài liệu quản lý nội bộ (Lưu trữ TỐI THIỂU 5 NĂM)
Đây là các tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán.
- Căn cứ pháp lý: Điều 12, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.
- Các tài liệu bao gồm: Quy chế lương, quy chế thưởng, các quy định nội bộ khác.
Tham khảo tư vấn: Dịch vụ Luật Lao Động
