Câu hỏi:
Thưa Luật sư, hiện tại Công ty chúng tôi đang có kế hoạch xây dựng Nội quy lao động, vì vậy tôi muốn nhờ luật sư tư vấn về các quy định pháp luật liên quan đến việc xây dựng Nội quy cũng như thủ tục để đăng ký Nội quy lao động cho Công ty.
Xin cảm ơn Luật sư. Rất mong sớm nhận được phản hồi từ Luật sư.
Luật sư trả lời:
Công ty Luật TNHH SB Law cảm ơn Khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. Liên quan đến thắc mắc của Khách hàng, chúng tôi xin tư vấn như sau:
Căn cứ pháp lý:
Bộ luật lao động 2019 ban hành ngày 20/11/2019
Nghị định 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
Thứ nhất, về trình tự xây dựng và ban hành Nội quy lao động.
Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 63 Bộ luật lao động 2019 có quy định như sau:
“1. Đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.
Người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc trong trường hợp sau đây:
a) Định kỳ ít nhất 01năm một lần;
b) Khi có yêu cầu của một hoặc các bên;
c) Khi có vụ việc quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36, các điều 42, 44, 93, 104, 118 và khoản 1 Điều 128 của Bộ luật này.”
Điều 118 Bộ luật lao động 2019 quy định về Nội quy lao động. Do vậy, Khách hàng cần phải thực hiện việc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến của người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động, liên quan đến nội dung của Nội quy lao động.
Căn cứ theo quy định tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc nhằm mục đích lấy ý kiến xây dựng Nội quy lao động được quy định như sau:
a) Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;
b) Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;
c) Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;
d) Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
đ) Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có);
e) Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.
Khi tổ chức đối thoại, Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định về thành phần tham dự của các bên như sau:
Bên người sử dụng lao động
Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, người sử dụng lao động quyết định số lượng, thành phần đại diện cho mình để tham gia đối thoại bảo đảm ít nhất 03 người, trong đó có người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động và quy định trong quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Bên người lao động
a) Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, cơ cấu, số lượng lao động và các yếu tố bình đẳng giới, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng, thành phần tham gia đối thoại nhưng phải bảo đảm số lượng như sau:
a1) Ít nhất 03 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 50 người lao động;
a2) Ít nhất từ 04 người đến 08 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 50 người lao động đến dưới 150 người lao động;
a3) Ít nhất từ 09 người đến 13 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 150 người lao động đến dưới 300 người lao động;
a4) Ít nhất từ 14 người đến 18 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 300 người lao động đến dưới 500 người lao động;
a5) Ít nhất từ 19 đến 23 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 500 đến dưới 1.000 người lao động;
a6) Ít nhất 24 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 1.000 người lao động trở lên.
b) Căn cứ số lượng người đại diện đối thoại của bên người lao động quy định tại điểm a khoản này, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng đại diện tham gia đối thoại tương ứng theo tỷ lệ thành viên của tổ chức và nhóm mình trên tổng số lao động của người sử dụng lao động.
Ngoài ra, cũng theo quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì trong trường hợp cần thiết, hai bên thống nhất mời tất cả người lao động hoặc một số người lao động liên quan cùng tham gia đối thoại, bảo đảm có sự tham gia của đại diện lao động nữ khi đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ.
Như vậy, tùy thuộc vào việc Khách hàng là Công ty đã có thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hay chưa mà xem xét tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo như các quy định nêu trên.
Lưu ý, ở nơi làm việc có người lao động không tham gia là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) hướng dẫn, hỗ trợ, tạo điều kiện để những người lao động này tự lựa chọn thành viên đại diện cho họ (sau đây gọi là nhóm đại diện đối thoại của người lao động) để tham gia đối thoại với người sử dụng lao động. (Quy định tại Điều 37 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Thứ hai, về đối tượng đăng ký Nội quy lao động.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành Nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì Nội quy lao động phải bằng văn bản. Đồng thời, Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2019 còn nêu rõ, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Do đó, nếu Khách hàng sử dụng từ 10 người lao động trở lên sẽ thuộc trường hợp bắt buộc phải đăng ký Nội quy lao động.
Thứ ba, về nội dung của Nội quy lao động:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 118 của Bộ luật lao động 2019, các nội dung chủ yếu của Nội quy lao động sẽ bao gồm các nội dung như sau:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
b) Trật tự tại nơi làm việc;
c) An toàn, vệ sinh lao động;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
h) Trách nhiệm vật chất;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Thứ tư, về hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Theo Điều 120 của Bộ luật lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy gồm:
Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Thứ năm, về trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động:
Trình tự, thủ tục đăng ký Nội quy lao động được quy định tại Điều 119 Bộ Luật Lao động 2019 như sau:
Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, Khách hàng phải nộp hồ sơ đăng ký cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Khách hàng cần phải tổ chức lấy ý kiến của người lao động như đã nêu trước khi sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động theo yêu cầu của cơ quan chuyên môn và thực hiện thủ tục đăng ký lại Nội quy lao động như đã nêu.
Bước 3: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Thứ sáu, về hiệu lực của nội quy lao động:
Hiệu lực của Nội quy lao động được quy định tại Điều 121 Bộ luật lao động 2019 như sau:
“Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
Trường hợp Công ty sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do chính Công ty quyết định trong nội quy lao động.”
Như vậy, nếu như Khách hàng thuộc trường hợp phải đăng ký Nội quy lao động và sau khi nộp hồ sơ đăng ký Nội quy lao động mà cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh không yêu cầu sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động, thì nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày hồ sơ được nộp.
