Câu hỏi: Chúng tôi là một doanh nghiệp FDI, chúng tôi đang làm thủ tục giải thể doanh nghiệp,
Chúng tôi muốn hỏi về các quy định lưu trữ hồ sơ, giấy tờ sau giải thể?
Các quy định về hủy tài liệu doanh nghiệp sau khi có quyết định giải thể cụ thể như thế nào? Đặc biệt là các tài liệu Kế toán liên quan tới hóa đơn, chứng từ.
Luật sư trả lời: Về vấn đề doanh nghiệp hỏi, SBLAW trả lời như sau:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì trong thời hạn 5 năm kể từ ngày giải thể công ty, thành viên góp vốn, cổ đông và giám đốc công ty vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh trước khi công ty giải thể.
Do đó, việc lưu trữ các tài liệu của Công ty trước đó có ý nghĩa dự phòng cho các trường hợp tranh chấp phát sinh sau này. Tuy nhiên, trên thực tế thì việc các công ty tiếp tục lưu trữ tài liệu sau khi giải thể không phổ biến ở Việt Nam.
Trong trường hợp này, theo ý kiến của SB Law, Công ty có thể dựa vào thời hiệu khởi kiện các vụ tranh chấp theo quy định của pháp luật để loại bỏ dần các tài liệu lưu trữ cho phù hợp với thực tế:
1. Tài liệu liên quan đến Hợp đồng lao động:
Thời hiệu khởi kiện các tranh chấp lao động là 01 năm kể từ ngày phát hiện ra tranh chấp lao động. Do đó, các hợp đồng lao động đã chấm dứt được từ 12 tháng trở lên và không có phát sinh bất kỳ tranh chấp nào có thể huỷ bỏ được.
2. Tài liệu liên quan đến các hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng đường biển:
Thời hiệu khởi kiện các hợp đồng liên quan đến hợp động vận tải hàng hoá bằng đường biển, theo quy định của Luật hàng hải Việt Nam là 2 năm kể từ ngày phát sinh tranh chấp. Do đó, tất cả các hợp đồng vận tải hàng hoá bằng đường biển đã chấm dứt được từ 24 tháng trở lên , nếu không có phát sinh bất kỳ tranh chấp nào, đã có thể huỷ bỏ được.
3. Các loại hợp đồng khác:
Thời hiệu khởi kiện các tranh chấp dân sự theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015 là 3 năm kể từ ngày phát sinh tranh chấp. Do đó, các hợp đồng khác nếu đã được thanh lý hoặc được chấm dứt đã chấm dứt được từ 36 tháng trở lên và không có tranh chấp gì sau đó đã có thể loại bỏ được.
4. Các vấn đề hành chính:
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với các lĩnh vực thông thường là 01 năm. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý lao động nước ngoài, bảo vệ môi trường, sản xuất, xuất nhập khẩu, kinh doanh hàng hoá là 02 năm kể từ ngày có hành vi vi phạm. Do đó, các tài liệu hành chính như báo cáo, biên bản hành chính đến hết 02 năm có thể loại bỏ.
5. Các vấn đề về thuế, kế toán:
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến thuế bao gồm các hành vi khai sai dẫn đến giảm số thuế phải nộp, gian lận, trốn thuế là 5 năm kể từ ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế mà người nộp thuế thực hiện hành vi vi phạm. Do đó, các tài liệu kế toán, thuế của kỳ tính thuế của các kỳ tính thuế kết thúc được 5 năm đã có thể huỷ bỏ được.
Khi làm thủ tục giải thể, doanh nghiệp làm một cái công văn cam kết gửi cơ quan thuế, thông báo rằng, tài liệu sẽ được lưu trữ ở địa chỉ nào đó và khi có thay đổi thì sẽ thông báo với cơ quan thuế. Còn sau khi doanh nghiệp giải thể, đa số đều không lưu giữ lại tài liệu nữa và bản thân các đơn vị kế toán, kiểm toán họ cũng không theo dõi xem sau đó doanh nghiệp khách hàng (đã giải thể) có phát sinh vấn đề gì không.
Theo ý kiến của SB Law, theo quy định tại khoản 3, Điều 210, Luật doanh nghiệp năm 2020, thì trong thời hạn 05 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì những người là giám đốc, tổng giám đốc, thành viên hội đồng quản trị, thành viên góp vốn… sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm về các vấn đề về quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết, số thuế chưa nộp, số nợ khác chưa thanh toán và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về các hệ quả phát sinh. Do vậy, có thể hiểu, sau thời hạn 5 năm kể từ khi giải thể thì không còn chịu trách nhiệm nữa và đó, chúng tôi có quan điểm, việc lưu giữ hồ sơ giấy gờ 5 năm sau khi giải thể không còn cần thiết.
Mời các bạn xem thêm nội dung tư vấn tại đây:
