Chủ đề: Văn phòng giao dịch mới của doanh nghiệp cần tuân thủ quy định gì?
Bối cảnh vụ việc
Công ty chúng tôi mong muốn được yêu cầu tư vấn pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng giao dịch mới được thành lập tại Thành phố X, với các thông tin chi tiết như sau:
Công ty đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về địa điểm làm việc, bao gồm trụ sở chính và địa điểm kinh doanh kho bãi. Công ty chúng tôi vừa ký kết hợp đồng thuê nhà ở tư nhân tại Thành phố X để làm “Văn phòng giao dịch”. Nên chúng tôi mong muốn được tư vấn về những vấn đề sau:
Câu hỏi: Công ty không muốn đăng ký hoạt động chi nhánh cho Văn phòng phía Thành phố X thì có được không? Liệu có thể đăng ký văn phòng này thành địa điểm kinh doanh tương tự như kho bãi không?
Trả lời:
Căn cứ quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty có quyền thành lập đơn vị trực thuộc theo các hình thức (i) chi nhánh; hoặc (ii) văn phòng đại diện; hoặc (iii) địa điểm kinh doanh. Cụ thể:
“1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.”
Theo thông tin Khách hàng cung cấp, SB Law hiểu rằng địa điểm “văn phòng giao dịch” của Công ty tại Thành phố X có chức năng hoạt động như một địa điểm giao dịch với khách hàng của Công ty. Do đó, bên cạnh hình thức thành lập chi nhánh Công ty tại địa điểm này Công ty có thể lựa chọn đăng ký địa điểm kinh doanh cho địa điểm này (tương tự như địa điểm kinh doanh mà Công ty đã đăng ký).
Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh, Công ty vui lòng thực hiện theo quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể:
Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, Công ty gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh Thành phố X.
Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Trường hợp Công ty có nhu cầu xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (vui lòng tick vào ô cấp giấy chứng nhận của từng địa điểm kinh doanh trong Giấy đề nghị thành lập địa điểm kinh doanh), Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho Công ty.
Câu hỏi: Công ty muốn Văn phòng phía thành phố X hạch toán phụ thuộc 100% vào Công ty (trụ sở chính tại Hà Nội) thì có được không? Điều này có nghĩa là toàn bộ chi phí phát sinh, hóa đơn đầu vào, đầu ra, và thuế phát sinh tại Văn phòng thành phố X sẽ được hạch toán trực tiếp về Công ty.
Trả lời:
Địa điểm kinh doanh “Văn phòng Thành phố X” hoàn toàn có thể hạch toán phụ thuộc 100% vào Công ty (Hà Nội).
Theo Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc kê khai thuế đối với một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tại nhiều tỉnh thành khác nhau thì sẽ kê khai theo ba trường hợp:
- Kê khai thuế tại cơ quan thuế nơi thành lập địa điểm kinh doanh;
- Kê khai thuế tại cơ quan thuế nơi thành lập địa chỉ trụ sở chính, không phân bổ số thuế phải nộp cho cơ quan thuế nơi thành lập địa điểm kinh doanh;
- Kê khai thuế tại cơ quan thuế nơi thành lập địa chỉ trụ sở chính, có phân bổ số thuế phải nộp cho cơ quan thuế nơi thành lập địa điểm kinh doanh.
Căn cứ Điều 11.2 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
“Điều 11. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế
Người nộp thuế thực hiện các quy định về địa điểm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 45 Luật Quản lý thuế và các quy định sau đây:
…
- Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế có hoạt động, kinh doanh trên nhiều địa bàn cấp tỉnh khác nơi người nộp thuế có trụ sở chính theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế thực hiện hạch toán tập trung tại trụ sở chính (trừ các trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4, khoản 5 và khoản 6 Điều này) tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính….”
Theo đó, do Công ty không kinh doanh các ngành, nghề đặc biệt (ví dụ sản xuất điện, kinh doanh bất động sản, kinh doanh xăng dầu,…) nên Công ty sẽ thực hiện kê khai thuế tập trung tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính.
Câu hỏi: SB Law vui lòng cho biết các quy định pháp luật nào khác liên quan đến các vấn đề đã nêu hoặc chưa nêu của Văn phòng Thành phố X mà Công ty chúng tôi cần lưu ý thêm ?
Trả lời:
a. Lưu ý số 1: Lệ phí môn bài
Căn cứ Điều 11.1 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đối với lệ phí môn bài, Công ty kê khai tại cơ quan thuế nơi thành lập địa điểm kinh doanh. Theo đó, mức lệ phí môn bài phải nộp hằng năm là: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm (theo quy định tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC).
b. Lưu ý số 2: Xuất hóa đơn GTGT
SB Law lưu ý rằng, do địa điểm kinh doanh “Văn phòng Thành phố X” là đơn vị hạch toán phụ thuộc vào trụ sở chính, do đó “Văn phòng Thành phố X” không thể nhân danh mình xuất hóa đơn GTGT. Thay vào đó, hóa đơn GTGT sẽ được xuất bởi Công ty.
c. Lưu ý số 3: Bảo đảm điều kiện an toàn về phòng cháy, chữa cháy
Theo tài liệu do Quý Công ty cung cấp, tổng diện tích thuê căn nhà làm địa điểm kinh doanh là 341,1 m2, do đó căn cứ theo Mục 18, Phụ lục III của Điều 5.1 Nghị định 136/2020/NĐ-CP, địa điểm kinh doanh này khi đi vào vận hành, hoạt động chính thức cần phải bảo đảm các điều kiện an toàn về phòng cháy và chữa cháy như sau:
- Có nội quy, biển cấm, biển báo, sơ đồ hoặc biển chỉ dẫn về phòng cháy và chữa cháy, thoát nạn phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn về phòng cháy và chữa cháy.
- Có lực lượng phòng cháy và chữa cháy cơ sở, chuyên ngành tương ứng với loại hình cơ sở, được huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy và tổ chức sẵn sàng chữa cháy đáp ứng yêu cầu chữa cháy tại chỗ;
- Có phương án chữa cháy được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Hệ thống điện, chống sét, chống tĩnh điện, thiết bị sử dụng điện, sinh lửa, sinh nhiệt, việc sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt phải bảo đảm an toàn về phòng cháy và chữa cháy phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn về phòng cháy và chữa cháy;
Có hệ thống giao thông, cấp nước, thông tin liên lạc phục vụ chữa cháy, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy và truyền tin báo sự cố, hệ thống báo cháy, chữa cháy, ngăn cháy, ngăn khói, thoát nạn, phương tiện phòng cháy và chữa cháy khác, phương tiện cứu người bảo đảm về số lượng, chất lượng phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn về phòng cháy và chữa cháy.
Câu hỏi: Chúng tôi dự định sau này sẽ treo Logo Công ty ở mặt tiền văn phòng tầng 1 và có thể ở trên nóc tòa nhà của Văn phòng Thành phố X. Vậy trong trường hợp nếu không đăng ký hoạt động chi nhánh/Địa điểm Kinh doanh thì có được phép treo biển quảng cáo Logo công ty hay không?
Trả lời:
Việc Công ty treo biển hiệu tại địa điểm mà không đăng ký thành lập đơn vị trực thuộc có thể là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành vi vi phạm hành chính về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, Điều 54.1.a Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định:
“Điều 54. Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.”
Theo đó, Công ty có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với trường hợp thành lập địa điểm kinh doanh mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính Thành phố X. Kèm theo đó, biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thông báo về việc thành lập địa điểm kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
