KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC, DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ ĐỂ TUÂN THỦ LUẬT BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN?

Câu hỏi: Tôi đang làm việc tại Công ty, hiện tôi có mong muốn nghỉ việc. Cho tôi hỏi theo luật quy định, công ty cũ có quyền tiếp tục giữ lại những thông tin cá nhân của tôi không? Nếu có, những thông tin nào cần giữ lại và những thông tin nào cần xóa ngay?

Trả lời:

Theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, ngay khi người lao động nghỉ việc, dữ liệu cá nhân của họ phải được tiêu hủy lập tức, ngoại trừ các nhóm dữ liệu được phép tiếp tục lưu trữ theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận.

Như vậy, để làm rõ hơn quy định này áp dụng vào thực tế hồ sơ của Khách hàng, dữ liệu cá nhân tại công ty sẽ được phân loại thành hai nhóm cơ bản: nhóm được tiếp tục lưu trữ và nhóm bắt buộc phải xóa bỏ

1. Nhóm dữ liệu cần tiếp tục lưu trữ

A. Lưu trữ tối thiểu 01 năm

Căn cứ khoản 3 Điều 190 Bộ luật Lao động 2019, nhóm tài được lưu ít nhất 01 năm với mục đích để phục vụ việc đối chiếu, giải trình và xử lý tranh chấp lao động cá nhân, do thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm kể từ ngày phát hiện ra hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm, cụ thể:

- Hồ sơ đánh giá hiệu suất

- Quyết định, thông báo nhân sự

- Hồ sơ (xử lý kỷ luật lao động, bàn giao và chấm dứt hợp đồng lao động, khiếu nại, giải trình,…)

B. Lưu trữ tối thiểu 10 năm

Căn cứ điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế Toán 2015, nhóm tài liệu này phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm để sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cụ thể:

- Hợp đồng, Phụ lục hợp đồng lao động

- Thỏa thuận sửa đổi, gia hạn, chấm dứt hợp đồng lao động

- Hồ sơ thanh toán tiền lương, BHXH và các phụ cấp

- Hợp đồng thương mại có ghi tên, chức danh, thông tin liên hệ, chữ ký của người lao động

- Hóa đơn, chứng từ, đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi có gắn dữ liệu cá nhân của người lao động

- Email/phụ lục xác nhận giao dịch nếu là một phần của hồ sơ kế toán hoặc hồ sơ giao dịch chính thức

C. Lưu trữ theo thời hạn của thỏa thuận

Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân của người lao động phải lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận, cụ thể:

- Thoả thuận (bảo mật thông tin, không cạnh tranh)

- Thông tin người lao động phục vụ mục đích tuyển dụng

- Hình ảnh/Video gốc chưa đăng tải chứa hình ảnh/giọng nói cá nhân người lao động (trong trường hợp có thoả thuận)

- Hình ảnh/Video đã đăng tải chứa hình ảnh/giọng nói cá nhân người lao động (trong trường hợp có thoả thuận)

2. Nhóm dữ liệu cần phải xóa, hủy

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, nhóm tài liệu này cần phải xóa bỏ ngay khi chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác, cụ thể:

- Dữ liệu quản lý phương tiện

- Dữ liệu sinh trắc học của người lao động

- Hình ảnh/Video gốc chưa đăng tải chứa hình ảnh/giọng nói cá nhân người lao động (trong trường hợp không có thỏa thuận)

- Hình ảnh/Video đã đăng tải chứa hình ảnh/giọng nói cá nhân người lao động (trong trường hợp không có thỏa thuận)

- Hồ sơ của cá nhân, gia đình người lao động được thu thập cho mục đích phúc lợi nhân viên (khám sức khỏe, du lịch,…)

3. Lưu ý, kiến nghị

- Khách hàng cần ghi nhớ và theo dõi sát sao các mốc thời hạn lưu trữ mà công ty đang áp dụng đối với từng loại giấy tờ của mình để kịp thời gửi yêu cầu bằng văn bản buộc công ty phải thực hiện triệt để nghĩa vụ xóa, hủy toàn bộ dữ liệu cá nhân ngay khi các thời hạn này đáo hạn.

- Khách hàng cần nắm vững các quy định về danh mục tài liệu cần giữ lại hoặc phải xóa bỏ để chủ động đề xuất, đàm phán với doanh nghiệp về phương án xử lý dữ liệu cá nhân một cách an toàn trước khi chính thức nghỉ việc.