Công chứng, chứng thực và những quy định của Pháp luật hiện hành

Nội dung bài viết

Vừa qua, ban biên tập Chuyên mục Bạn và Pháp luật đã có cơ hội tham gia trao đổi với Luật sư Nguyễn Thanh Hà, Chủ tịch công ty Luật SBLaw về một số vấn đề liên quan đến công chứng, chứng thực.

Câu hỏi: Thưa Luật sư Nguyễn Thành Hà, ông đánh giá ra sao về tầm quan trọng của hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay? 

Luật sư trả lời:

Hoạt động công chứng, chứng thực có vai trò rất quan trọng đối với đời sống, xã hội và kinh tế vì thực tiễn ở nước ta chỉ ra rằng, các vụ việc tranh chấp trong xã hội vẫn đang ngày càng có xu hướng gia tăng trong thời gian gần đây, do đó, các bên tranh chấp sẽ cần đến chứng cứ công chứng, chứng cứ xác thực để bảo vệ quan điểm, lập luận của mình. Những chứng cứ này đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có công chứng, chứng thực hoặc chỉ giao kết bằng miệng.

Theo đó, việc công chứng, chứng thực các văn bản, hợp đồng là một phương án hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tạo ra sự ổn định trong các quan hệ dân sự, tài sản.  Mặt khác, văn bản, hợp đồng đã được công chứng còn tạo ra một chứng cứ xác thực, kịp thời mà không ai có thể chối cãi được trừ trường hợp bị Tòa tuyên bố vô hiệu.

Tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý, ví dụ như các hợp đồng mua bán, tặng cho bất động sản đều phải công chứng.

Như vậy, có thể nói, công chứng, chứng thực là một phần không thể thiếu trong hoạt động của Nhà nước. Thông qua hoạt động công chứng, chứng thực sẽ ngăn chặn, giảm thiểu được nạn giả mạo chứng từ, hồ sơ, từ đó tạo sự lành mạnh các quan hệ giao dịch và ổn định xã hội.

Câu hỏi: Vậy công chứng là gì theo quy định của pháp luật hiện hành?

Luật sư trả lời:

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Công chứng viên và các tổ chức nghề nghiệp công chứng ở một số nước châu Âu và khuyến nghị cho Việt Nam

Câu hỏi: Theo quy định của pháp luật có một số trường hợp các giao dịch phải thực hiện hoạt động công chứng chứng thực, tuy nhiên có rất nhiều người thường lầm tưởng công chứng, chứng thực là một, hai khái niện này thường được gọi chung bởi lẽ chúng được xếp vào nhóm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản, hợp đồng. Luật sư có thể phân tích rõ hơn về sự giống và khác nhau của hai khái niệm này? 

Luật sư trả lời:

Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định về chứng thực như sau:

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.

Theo định nghĩa trên có thể thấy rõ được sự tương đồng giữa công chứng và chứng thực đều là sự chứng nhận, hay xác nhận tính có thực của một hợp đồng, giao dịch nào đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên đã tự nguyện tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.

Tuy nhiên, chứng thực và công chứng vẫn có những đặc điểm khác nhau, cụ thể như sau:

Thứ nhất, về thẩm quyền thực hiện:

Công chứng sẽ do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện (như: Phòng công chứng, Văn phòng Công chứng), còn chứng thực chủ yếu là do cơ quan nhà nước thực hiện (như Phòng Tư pháp, UBND xã, phường, cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, công chứng viên).

Thứ hai, về bản chất:

Công chứng nhằm bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Trong khi đó, Chứng thực chỉ đơn thuần chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức. Vì vậy, Công chứng mang tính pháp lý cao hơn so với Chứng thực.

Thứ ba, về giá trị pháp lý:

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Thậm chí trong một số trường hợp, việc thực hiện công chứng được xem là một trong những điều kiện để hợp đồng có hiệu lực, điều này có nghĩa là nếu các bên không thực hiện công chứng theo quy định thì hợp đồng sẽ bị vô hiệu về mặt hình thức dẫn đến có thể các bên phải chấm dứt hợp đồng.

Mặt khác, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Câu hỏi: Một số đối tượng đã cố tình lách kẽ hở pháp luật để thực hiện hành vi gian dối được xác định là người trực tiếp thực hiện hành vi phạm tội và bị xử lý, vậy còn các bên liên quan như văn phòng công chứng sẽ có trách nhiệm ra sao, thưa luật sư?

Luật sư trả lời:

Trong trường hợp trên, các văn phòng công chứng (VPCC) và công chứng viên (CCV) có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới nếu thực hiện công chứng sai quy định pháp luật. Bởi lẽ, tính chất công việc của CCV là xác thực tính hợp pháp, đúng sự thật của một hợp đồng, giao dịch. Khi CCV đã đặt bút ký xác minh những giao dịch, hợp đồng công chứng này thì họ đều phải chịu trách nhiệm cho mỗi bản công chứng họ ký. Tùy theo từng mức độ vi phạm, CCV có thể bị phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

Theo Điều 38, Luật Công chứng năm 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà CCV của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng. Vì vậy, khi có thiệt hại xảy ra, tổ chức hành nghề công chứng có CCV vi phạm phải chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên, nếu VPCC và CCV chứng minh được họ không có lỗi thì VPCC, CCV được miễn trách nhiệm.

Câu hỏi: Tuần qua chúng tôi có nhận được câu hỏi của Anh Lê Văn Long ở Thái Bình, anh có hỏi: “Trong thời gian qua tôi có nghe báo đài thông tin về những vấn đề phát sinh liên quan đến việc công chứng. Vậy các văn phòng công chứng và các công chứng viên nếu để xẩy ra sai phạm sẽ có những chế tài xử lý như thế nào?”

Xin mời luật sư giải đáp thắc mắc của anh Long.

Luật sư trả lời: 

Đối với công chứng viên, việc xử lý vi phạm được quy định tại Điều 71 Luật công chứng năm 2014 như sau:

Công chứng viên vi phạm quy định của Luật này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 72 Luật công chứng năm 2014 quy định: Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định của Luật này thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Như vậy, tùy thuộc vào hành vi và mức độ hành vi sẽ áp dụng chế tài khác nhau.

Về xử phạt vi phạm hành chính:

Ví dụ đối với hành vi vi phạm quy định liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã sẽ bị xử phạt như sau:

“1. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch;

b) Sử dụng giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung để được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Gian dối, không trung thực khi làm chứng hoặc phiên dịch;

b) Dịch không chính xác, không phù hợp với giấy tờ, văn bản cần dịch […]”.

Đối với hành vi vi phạm quy định của công chứng viên khi nhận lưu giữ di chúc; công chứng di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản thì sẽ bị xử phạt như sau theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP:

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc hoặc không ghi giấy nhận lưu giữ hoặc không giao giấy nhận lưu giữ cho người lập di chúc khi nhận lưu giữ di chúc;

b) Không ghi rõ trong văn bản công chứng việc người yêu cầu công chứng không xuất trình đầy đủ giấy tờ theo quy định do người lập di chúc bị đe dọa tính mạng.

2. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản trong trường hợp thừa kế theo di chúc mà có căn cứ cho rằng di chúc không hợp pháp;

b) Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản có nội dung chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng di sản thừa kế là tài sản mà theo quy định của pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác […]”.

Về xử lý hình sự:

Nếu mức độ hành vi nghiêm trọng thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng theo Điều 360 Bộ luật hình sự 2015 (được sửa đổi, bổ sung 2017), cụ thể như sau:

1.Người nào có chức vụ, quyền hạn vì thiếu trách nhiệm mà không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nhiệm vụ được giao thuộc một trong các trường hợp sau đây, nếu không thuộc trường hợp quy định tại các điều 179, 308 và 376 của Bộ luật này, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 05 năm:

a) Làm chết người;

b) Gây thương tích hoặc gây tổn hại cho sức khỏe của người khác mà tỷ lệ tổn thương cơ thể 61% trở lên;

c) Gây thương tích hoặc gây tổn hại cho sức khỏe của 02 người trở lên mà tổng tỷ lệ tổn thương cơ thể của những người này từ 61% đến 121%;

d) Gây thiệt hại về tài sản từ 100.000.000 đồng đến dưới 500.000.000 đồng.

2. Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 03 năm đến 07 năm:

a) Làm chết 02 người;

b) Gây thương tích hoặc gây tổn hại cho sức khỏe của 02 người trở lên mà tổng tỷ lệ tổn thương cơ thể của những người này từ 122% đến 200%;
c) Gây thiệt hại về tài sản từ 500.000.000 đồng đến dưới 1.500.000.000 đồng.

3. Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 07 năm đến 12 năm:

a) Làm chết 03 người trở lên;

b) Gây thương tích hoặc gây tổn hại cho sức khỏe của 03 người trở lên mà tổng tỷ lệ tổn thương cơ thể của những người này 201% trở lên;

c) Gây thiệt hại về tài sản 1.500.000.000 đồng trở lên.

4. Người phạm tội còn bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.

Như vậy, theo quy định tại Điều này, người phạm tội có thể bị phạt tù với mức cao nhất là 12 năm, bên cạnh đó, người phạm tội còn bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.

Câu hỏi: Thực tế cho thấy, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ được làm giả rất tinh vi do sử dụng công nghệ cao trong  in ấn. Tuy vậy, thời gian để công chứng viên phải xác định một hoặc nhiều tài liệu là thật hay giả để thực hiện việc công chứng cho công dân lại rất ngắn (từ vài phút đến tối đa 2 ngày), vậy theo quy định thì điều kiện để trở thành công chứng viên là gì, thưa luật sư?

Thủ tục công chứng bản dịch

Luật sư trả lời:

Điều 8 Luật Công chứng năm 2014 có quy định về tiêu chuẩn của công chứng viên như sau:

Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

1.Có bằng cử nhân luật;

2.Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

3.Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này, cụ thể:

– Hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng 03 tháng đối với những người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Luật công chứng năm 2014 bao gồm: người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên; luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên; giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.

– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng kéo dài trong 12 tháng sau khi có bằng cử nhân luật đối với những trường hợp không được miễn đào tạo nghề công chứng kể trên.

4.Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Luật Công chứng năm 2014  thì: “Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự”. 

Sau khi tham gia quá trình tập sự hành nghề công chứng, người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng là người được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.

5.Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Như vậy, để trở thành công chứng viên thì phải đáp ứng các tiêu chuẩn trên.

Tuy nhiên, hiện nay, các đối tượng đã sử dụng công nghệ cao trong in ấn, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ đều được làm giả một cách rất tinh vi. Phát hiện giấy tờ giả, đối với một công chứng viên hành nghề lâu năm đôi khi cũng có sự nhầm lẫn, chứ không nói tới các bạn mới hành nghề. Theo quy định Khoản 2 Điều 43 tại Luật công chứng năm 2014: “Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc” thậm chí trên thực tế thông thường là chỉ vài phút, công chứng viên phải xác định được một hoặc nhiều tài liệu là thật hay giả để thực hiện việc công chứng cho người dân. Như vậy thì không thể bảo đảm rằng công chứng viên có thể phân biệt được các tài liệu thật, giả với độ chính xác 100%.

Câu hỏi: Một câu hỏi khác của chị Nguyễn Thị Linh ở Hà Nội với nội dung như sau: “Hiện nay tôi thấy có một số vụ việc liên quan đến các văn phòng công chứng giả. Vậy hiện nay những tổ chức nào được phép hoạt động công chứng và người dân chúng tôi làm sao để phân biệt được đâu và văn phòng công chứng trái phép?”

Vâng, xin lời luật sư giải đáp thắc mắc của chị Linh.

Luật sư trả lời:

Hiện nay, theo Luật Công chứng 2014, có hai tổ chức được phép hành nghề công chứng đó là Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Theo đó, những tổ chức này phải trải qua thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động theo đúng quy định của Luật công chứng.

Tuy nhiên, vẫn có một số văn phòng công chứng hoạt động trái pháp luật và đã có một số vụ việc liên quan đến văn phòng công chứng giả. Về mặt hình thức, rất khó để có thể phân biệt được đâu là tổ chức hành nghề công chứng đúng luật và đâu là nơi hành nghề công chứng giả, trai pháp luật. Thậm chí, để có thế phân biệt được con dấu, giấy tờ, giấy phép, … thật và giả cũng rất khó đối với người dân nếu họ không có nhiều hiểu biết hoặc làm việc trong ngành liên quan đến pháp luật.

Để phân biệt được đâu là tổ chức hành nghề công chứng theo đúng luật và trái phép, người dân có thể truy cập vào trang thông thin điện tử của Sở tư pháp tại tỉnh/thành phố nơi mình sống và xem Danh sách Tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên trên địa bàn.

Bên cạnh đó, người dân cũng nên lưu ý Điều 7 Luật Công chứng 2014, nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký, … Do đó, đối với các địa điểm có tên gọi chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm giao dịch, cơ sở 2, … của một văn phòng công chứng thì đây cũng không phải nơi đáng tin cậy.

Ngoài ra, kể từ 01/01/2015, khi Luật Công chứng 2014 có hiệu lực thì khi thành lập VPCC phải căn cứ vào Điều 22 Luật Công chứng để đặt tên. Cụ thể, tên gọi của VPCC phải bao gồm cụm từ “VPCC” kèm theo họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của VPCC do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Tuy nhiên, do vẫn có một số tổ chức hành nghề công chứng thành lập từ trước 2015 và không có tên gọi theo như quy tắc này nên người dân chỉ nên xem đây như tiêu chí tham khảo bổ sung khi cân nhắc lựa chọn văn phòng công chứng.

Câu hỏi: Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được pháp luật quy định như thế nào, thưa luật sư?

Luật sư trả lời:

Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định lần lượt tại Điều 32 và 33 Luật Công chứng năm 2014.

Theo đó, quyền của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của phòng và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.

– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định theo luật.

– Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

–  Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.

– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của luật.

– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.

-Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.

– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.

– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.

– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật.

15 giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực mới có giá trị pháp lý

Câu hỏi: Theo quy định thì chứng nhận của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có phải văn bản công chứng không?

Luật sư trả lời:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014 quy định về việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thì:

“1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam”.

Như vậy, theo quy định trên về phạm vi công chứng thì cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao. Những văn bản này là văn bản công chứng.

Tuy nhiên, có một số trường hợp cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự không được công chứng, ví dụ như là: hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Câu hỏi: Văn bản công chứng sẽ bị tuyên bố vô hiệu khi nào, thưa luật sư?

Luật sư trả lời:

Theo quy định tại Điều 52 Luật công chứng 2014 quy định:

Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.”

Như vậy, yếu tố “công chứng có vi phạm pháp luật” là nguyên nhân chính dẫn đến hợp đồng công chứng có thể bị tuyên vô hiệu. Các vi phạm pháp luật có thể khiến hợp đồng công chứng bị vô hiệu gồm:

– Khi một bên tham gia giao dịch dân sự do bị lừa dối hoặc bị đe dọa, cưỡng ép;

– Mục đích và nội dung của hợp đồng vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội;

–  Khi các bên xác lập hợp đồng một cách giả tạo nhằm che giấu một hợp đồng khác;

– Chủ thể tham gia hợp đồng mất năng lực hành vi dân sự hoặc có năng lực hành vi dân sự không đầy đủ;

– Do nhẫm lẫn dẫn đến một bên hoặc các bên không đạt được mục đích của việc xác lập hợp đồng;

– Có những vi phạm quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục công chứng…

 Câu hỏi: Để trấn chỉnh hoạt động của các văn phòng công chứng, tránh những vụ việc đáng tiếc xẩy ra, theo Luật sư cần có những biện pháp gì?

Luật sư trả lời:

Thứ nhất, để tránh những vụ việc đáng tiếc xảy ra, thiết nghĩ, cần phải ban hành văn bản yêu cầu đôn đốc các tổ chức hành nghề công chứng và phòng tư pháp các huyện, thành phố chỉ đạo công chức Tư pháp-Hộ tịch thực hiện nghiêm quy định của pháp luật; công chứng viên phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục, quy tắc đạo đức hành nghề; cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và Dữ liệu ngăn chặn.

Thứ hai, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần đẩy mạnh tuyên truyền, tập huấn, trao đổi, giải đáp thắc mắc về hoạt động công chứng, chứng thực cho người hành nghề và người dân.

Bên cạnh đó, cần hoàn thiện thể chế về công chứng theo hướng nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động công chứng, nâng cao giá trị thi hành của văn bản công chứng. Đồng thời, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra để phát hiện, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp trong hoạt động hành nghề công chứng, chứng thực.

 

Tư vấn pháp lý

Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn 24/7

    Bài viết liên quan