Câu hỏi:
Theo quy định thì khi chia cổ tức cho cổ đông thì mình có phải chia hết cho các cổ đông cùng 1 lúc không? Khi thực hiện chia cổ tức cần lưu ý gì không để hồ sơ và chứng từ hợp lệ?
Trả lời:
1. Điều kiện chia cổ tức
Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020, khi chia cổ tức cho cổ đông, công ty cần tuân thủ một số điều kiện cho từng trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với cổ tức trả cho cổ phần ưu đãi được thực hiện theo điều kiện áp dụng riêng cho mỗi loại cổ phần ưu đãi.
- Đối với cổ tức trả cho cổ phần phổ thông được xác định căn cứ vào số lợi nhuận ròng đã thực hiện và khoản chi trả cổ tức được trích từ nguồn lợi nhuận giữ lại của công ty. Công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức của cổ phần phổ thông khi có đủ các điều kiện quy định tại điểm a, b, c Khoản 2 Điều 135 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
a) Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật;
b) Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;
c) Ngay sau khi trả hết số cổ tức, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.
2. Quy trình chia cổ tức
Theo quy định tại khoản 4 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020 thì việc chia cổ tức được chia theo quy trình như sau:
“Cổ tức phải được thanh toán đầy đủ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất là 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức. Thông báo về trả cổ tức được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến cổ đông theo địa chỉ đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông chậm nhất là 15 ngày trước khi thực hiện trả cổ tức. Thông báo phải bao gồm các nội dung sau đây:
a) Tên công ty và địa chỉ trụ sở chính của công ty;
b) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân;
c) Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
d) Số lượng cổ phần từng loại của cổ đông; mức cổ tức đối với từng cổ phần và tổng số cổ tức mà cổ đông đó được nhận;
đ) Thời điểm và phương thức trả cổ tức;
e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật của công ty.”
Như vậy, theo quy định pháp luật không bắt buộc phải chia hết cổ tức cho tất cả các cổ đông cùng một lúc, nhưng công ty phải thực hiện như sau:
- Lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức
- Thông báo cho cổ đông
- Đáp ứng điều kiện về thời hạn trả cổ tức
3. Những lưu ý để hồ sơ chứng từ hợp lệ
Khi chia cổ tức cho cổ đông cần lưu ý thực hiện như sau:
Bước 1: Họp Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị phải tổ chức họp để thống nhất mức cổ tức chi trả cần kiến nghị theo quy định tại điểm o) khoản 2 Điều 153 Luật doanh nghiệp và trình Đại hội đồng cổ đông thông qua. Cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 157, Điều 158 Luật doanh nghiệp 2020.
Bước 2: Họp Đại hội đồng cổ đông: Trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Đại hội đồng cổ đông phải xem xét thông qua phương án trả cổ tức và ra quyết định mức cổ tức của từng loại cổ phần. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được thực hiện theo quy định tại Điều 139, 140, 141, 142, 143, 145, 146, 147, 148, 149, 150, 152 Luật doanh nghiệp 2020.
Bước 3: Họp hội đồng quản trị để lập danh sách các cổ đông được nhận cổ tức: Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất là 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức theo quy định tại khoản 4 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020.
Lưu ý: Trường hợp cổ đông chuyển nhượng cổ phần trong thời gian giữa thời điểm kết thúc lập danh sách cổ đông và thời điểm trả cổ tức thì người chuyển nhượng là người nhận cổ tức từ công ty theo quy định khoản 5 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020.
Bước 4: Thông báo cho cổ đông: Gửi thông báo cho cổ đông chậm nhất 15 ngày trước khi thực hiện trả cổ tức, lưu ý phải đảm bảo thông báo được gửi đến cổ đông theo địa chỉ đã đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông theo quy định tại khoản 4 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020.
Bước 5: Tiến hành chia cổ tức cho các cổ đông: tuy nhiên phải được thanh toán đầy đủ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định tại khoản 4 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020.
Ngoài ra, cần lưu ý về phương thức trả cổ tức: Theo quy định tại khoản 3 Điều 135 Luật doanh nghiệp 2020
- Nếu trả cổ tức bằng tiền mặt: phải được thực hiện bằng Đồng Việt Nam và theo các phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật.
- Nếu trả bằng cổ phần: công ty không phải làm thủ tục chào bán cổ phần theo quy định tại các điều 123, 124 và 125 của Luật doanh nghiệp 2020. Công ty phải đăng ký tăng vốn điều lệ tương ứng với tổng mệnh giá các cổ phần dùng để chi trả cổ tức trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc thanh toán cổ tức.
- Cổ tức bằng tài sản khác: phải được quy định cụ thể trong Điều lệ của công ty.
Tham khảo >> Tư vấn đầu tư
